1. Alotmani

1.1. Unos alotmanskog ugovora

1.1.1. Svrha

Obezbeđivanje i upravljanje delom kapaciteta objekta određene kategorije i pod određenim uslovima prema dogovorenom ugovoru sa Agencijom ili Organizacijom koja ima ugovoren dolazak ili dovođenje sopstvenih gostiju za unapred dogovoreni period - sezonu. Na osnovu unetih ugovora i alotmanskih rezervacija dobija se pregled slobodnih kapaciteta na osnovu ostalih detalja ugovora.

1.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za unos alotmanskih ugovora.

1.1.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana za unos alotmana
- Unos osnovnih podataka o ugovoru
- Unos aktivnih cenovnika ugovora
- Unos kapaciteta u izabranom periodu važenja ugovora

1.1.4. Rezultat

Unet alotmanski ugovor i zauzeti odgovarajući kapaciteti objekta.

1.2. Otvaranje ekrana za unos alotmana

1.2.1.1. Procedura

1. Iz glavnog menija odabrati Servisne Operacije pa zatim odabrati opciju Alotmani 2. Na ekranu se prikazuje glavni prozor definisanih alotmana:

1.3. Unos osnovnih podataka o ugovoru

1.3.1.1. Preduslov

Otvoren ekran za unos novog alotmanskog ugovora.

1.3.1.2. Procedura

1. Kliknuti na polje taster Nov alotman
2. Na novo otvorenom ekranu popuniti osnovne podatke o ugovoru:

- Broj ugovora
- Naziv - pod ovim nazivom će biti prikazivan ugovor u svim prikazima
- Važi od i važi do - su datumi koji generalno obuhvataju važenje celog ugovora i NE odnose se na važenje pojedinačnih kapaciteta
- Firma / Agencija je komitent sa kim se ugovara (unos i evidencija firmi i agencija je objašnjeno u delu uputstva Unos Agencije ili Firme)
- Kratki opis ugovora i specifičnosti
3. Pritisnuti na taster Potvrdi

1.3.1.3. Rezultat

Unete osnovne odrednice alotmanskog ugovora.

1.4. Unos aktivnih cenovnika u ugovoru

1.4.1.1. Preduslov

Otvoren ekran alotmanskih ugovora i izabran odgovarajući.

1.4.1.2. Procedura

1. Sa liste dopunskih paketa – cenovnika pronaći pakete koji će biti dostupni prilikom aktiviranja alotmanske rezervacije i kasnije zaduženja gosta, i pritiskom na taster i odabrati pakete prebacivanjem u tabelu Paketi u alotmanu.

2. Po potrebi koristeći taster moguće je vratiti paket, ako se prethodno obeleži paket sa desne liste. Ovim će kasnijim izborom alotmanske rezervacije biti moguće odabrati samo ovde dozvoljene pakete i time sužena mogućnost greške operatera prilikom odabira cenovnika.

1.5. Unos kapaciteta u izabranom periodu važenja ugovora

1. Sa liste Tipovi soba – kategorije, izabrati kategoriju koristeći taster i time dodeliti alotmanskom kapacitetu izabrani tip sobe.
2. Ovu istu operaciju opciono treba ponoviti da bi se odabrale još neke kategorije soba koje će učestvovati u kapacitetima ugovora.
3. Po potrebi koristeći taster moguće je vratiti – obrisati kategoriju sa liste u alotmanu.
4. Jednu istu kategoriju je moguće izabrati više puta ukoliko je potrebno dodeliti isti tip sobe koji se proteže u različitim periodima ili ima različite release dane.

5. Duplim klikom na kolonu Rel. dana definiše se koliko dana pre alotmanske rezervacije kapacitet postaje slobodan za korišćenje od strane objekta. Npr. Kao u gornjem primeru definisane su dve jednokrevetne sobe od 31.03.2012 sa release periodom od 7 dana, a to znači da će sistem oslobađati iste sobe za izdavanje od ugovora ako se ne formira tj. ne stigne od GTA alotmanska rezervacija na te sobe. Znači da će sistem već od 24.03.2012 iz dana u dan “pomerati” zauzeće od strane ugovora sve dok se ne rezerviše ili istekne do dana 23.06.2012 (-7 dana).
6. Opcija Overbooking daje pravo, ako se uključi, da dozvoli alotmanskoj rezervaciji da bukira više soba nego što je definisano ugovorom. Tj. iz primera to bi značilo bukiranje više od dve jednokrevetne u periodu od 31.03.2012 do 30.06.2012
7. Pritiskom na taster Potvrdi potvrđuje se uneti ugovor i alotman postaje aktivan

1.5.1.1. Rezultat

Unet alotmanski ugovor koji postaje aktivan u svim pregledima i umanjuje ukupne kapacitete objekta za unete periode.

1.6. Formiranje alotmanskih rezervacija

1.6.1.1. Svrha

Na osnovu unetih alotmanskih ugovora, formiranjem alotmanske rezervacije se popunjavaju – bukiraju ugovorom precizirani kapaciteti i time dobija pregled raspolaganja alotmanskim kapacitetima.

1.6.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za unos rezervacija.

1.6.1.3. Tok procesa

Otvaranje ekrana za unos rezervacije
- Izbor alotmana i osnovnih podataka rezervacije
- Potvrđivanje rezervacije

1.6.1.4. Rezultat

Uneta alotmanska rezervacija koja bukira unapred određene kapacitete definisane ugovorom.

1.6.2. Otvaranje ekrana za unos rezervacije

1.6.2.1. Procedura

1. Pokrenuti ekran za unos rezervacija na isti način kao i za bilo koju drugu rezervaciju: Rezervacije
2. Na ekranu se prikazuje glavni prozor za unos nove rezervacije:
3. Izabrati klikom na taster ili uneti alotmanski ugovor. Ukoliko je unet ugovor tačan, sistem će ga prihvatiti ili će prikazati listu dostupnih:
4. Sa liste dostupnih ugovora izabrati željeni ugovor i pritisnuti taster Potvrdi.
5. Izborom alotmanskog ugovora, sistem je redefinisao dostupne pakete-cenovnike i redefinisao količinu soba na raspolaganju za period rezervacije.
6. Ostali podaci rezervacije se unose kao i za bilo koju drugu rezervaciju.

1.6.3. Potvrđivanje rezervacije

1.6.3.1. Procedura

1. Kliknuti na polje taster Potvrdi
2. Ukoliko su zadovoljeni uslovi iz izabranog alotmana u odnosu na unete podatke rezervacije:
- Datumski period
- Tip – kategorija sobe
- Količina slobodnih – ugovorenih soba
- Izabrani cenovnik
Rezervacija će biti evidentirana u sistemu i prikazana na pregledima zauzeća soba i kategorija soba.
3. Ukoliko se želi rezervisati veća količina soba nego što je ugovorom predviđeno, uslov overbukinga po alotmanu će zavisiti od definicije samog ugovora da li dozvoljava overbuking ili ne.

1.6.3.2. Rezultat

Uneta alotmanska rezervacija.

2. Dokumenti

2.1. Formiranje predračuna

2.1.1. Formiranje predračuna na osnovu rezervacije

2.1.1.1. Svrha

Na osnovu podataka unetih u rezervaciju moguće je izdati predračun.

2.1.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za formiranje predračuna gosta.

2.1.1.3. Procedura

1. Iz menija u vrhu ekrana izabrati opciju Dokumenti
2. Otvara se padajući meni iz koga treba odabrati Predračuni, otvara se ekran predračun
3. Kliknuti na taster Rezervacija
4. Otvara se ekran za pretragu rezervacija
5. U bilo koje polje Gost, Organizacija, Datumi, Br.rezervacije, Da li je opcija i Ime grupe, mogu se uneti podaci za pretragu i pritisnuti taster Pretraga
6. U tabeli sa rezultatima mogu se pregledati rezervacije koje su zadovoljile kriterijum pretrage. Duplim klikom na izabranu vrši se izbor.
7. Prepisuju se podaci iz rezervacije u predračun, automatski se upisuje i procenat provizije ako je rezervaciju izvršila neka agencija.

8. Ako je potrebno ažurirati još neko od polja
9. Kliknuti na polje Potvrdi
10. Kliknuti na polje Štampa za štampu predračuna

2.1.1.4. Rezultat

Formiran predračun na osnovu rezervacije i odštampan.
Predračun se može dobiti i sa ekrana pregleda rezervacija, kao i šeme zauzeća soba u žurnalu i to klikom desnim tasterom miša i izborom sa pomoćnog menia na opciju Predračun. Dobijeni predračun je nov ako do sada nije formiran za izabranu rezervaciju ili dobijen iz arhive predračuna ako jeste

2.1.2. Formiranje blanko predračuna

2.1.2.1. Svrha

Blanko predračun je neki put potrebno formirati kada nema rezervacije na osnovu koje bi se izdala profaktura. Unos svih podataka se može popuniti ročno.

2.1.2.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za formiranje predračuna gosta.

2.1.2.3. Procedura

1. Iz menija u vrhu ekrana izabrati opciju Fakture
2. Otvara se padajući meni iz koga treba odabrati Predračuni, otvara se ekran predračun
3. Ovo je blanko novi predračun i treba popuniti polja ručno. Imena gostiju u tabeli se ne unose jer će biti prepisana sa polja Na ime.
4. Polja u tabeli stavki predračuna, popunjavaju se desnim klikom na prazan red i sa pomoćnog menia bira Dodaj uslugu. Ostala polja popunjavaju se duplim klikom na polje u tabeli
5. U slučaju greške, desnim tasterom na red usluge i biranjem Ukloni može se obrisati pogrešno uneti red

2.1.2.4. Rezultat

Formiran predračun bez reference na rezervaciju.

2.2. Uplata komitenta po predračunu

2.2.1. Svrha

Na osnovu izdate i poslate profakture komitentu može se evidentirati eventualna uplata komitenta po predračunu.

2.2.2. Preduslov

Startovan PMS. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za formiranje predračuna i faktura.

2.2.3. Procedura

1. Iz menija u vrhu ekrana izabrati opciju Fakture
2. Otvara se padajući meni iz koga treba odabrati Uplata komitenta, otvara se ekran sa prikazom danas već formiranih uplata
3. Kliknuti mišem na taster Nova uplata
4. Otvara se ekran za evidentiranje nove uplate na osnovu profakture
5. Uneti u polje Broj broj profakture ili kliknuti mišem na taster
6. Otvara se pomoćni prozor za pretragu za profakturom preko više kriterijuma:
- Broj – po broju profakture
- Firma – po broju firme (unosi se naziv ili deo naziva)
- Grupa – po nazivu grupe
- Datum – po datumu izdavanja profakture
- Rezervacija br. – po referecni na broj rezervacije
7. U bilo koje polje mogu se uneti podaci za pretragu i pritiska taster Pretraga
8. U tabeli sa rezultatima mogu se pregledati profakture koje su zadovoljile kriterijum pretrage. Duplim klikom na izabranu vrši se izbor.
9. Uneti ostale podatke o uplati: Datum uplate, Broj izvoda, Uplata na koji račun, Ko je uplatio, iznos uplate i komentar

10. Kliknuti na polje Potvrdi

2.2.4. Rezultat

Evidentirana uplata po predračunu.
NAPOMENA: Sa ekrana i pozicije već unete uplate moguće je pokrenuti ekran za formiranje avansnog računa sa automatskom referencom na izabranu uplatu i sa stavkama iz povezane profakture korigovane u odnosu na iznos uplate.

2.3. Ispravka podataka o uplati komitenta

2.3.1. Svrha

Ukoliko je uočena greška u unosu podataka o uplati, moguće je ispraviti.

2.3.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za formiranje predračuna gosta. Otvoren ekran uplata komitenta sa pronađenom uplatom.

2.3.3. Procedura

1. Kliknuti mišem na taster Ispravka
2. Otvara se ekran sa detaljima izabrane uplate
3. Prepraviti postojeće podatke o uplati ili dopuniti: Datum uplate, Broj izvoda, Uplata na koji račun, Ko je uplatio, iznos uplate i komentar
4. Kliknuti na polje Potvrdi

2.3.4. Rezultat

Ispravljena uplata komitenta po predračunu.
NAPOMENA: Sa ekrana i pozicije već unete uplate moguće je pokrenuti ekran za formiranje Avansnog računa sa automatskom referencom na izabranu uplatu i sa stavkama iz povezane profakture korigovane u odnosu na iznos uplate.

2.4. Formiranje avansnog računa

2.5. Formiranje avansnog računa na osnovu uplate

2.5.1. Svrha

Na osnovu podataka uplate komitenta po predračunu, moguće je formirati i odštampati avansni račun.

2.5.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za formiranje faktura.

2.5.3. Procedura

1. Iz menija u vrhu ekrana izabrati opciju Dokumenti
2. Otvara se padajući meni iz koga treba odabrati Avansni račun
3. Kliknuti na taster Na osnovu uplate komitenta
4. Otvara se ekran za pretragu uplata po profakturi
5. U bilo koje polje Broj predračuna, Datum, Uplatio i Izvod br. mogu se uneti podaci za pretragu i pritisnuti taster Pretraga
6. U tabeli sa rezultatima mogu se pregledati uplate koje su zadovoljile kriterijum pretrage. Klikom na izabranu vrši se označavanje i izbor uplate
7. Sa ekrana formiranog avansnog računa pritisnuti taster Potvrdi čime je avansni račun potvrđen i formiran.
8. Pritiskom na taster Štampa, štampa se avansni račun

2.5.4. Rezultat

Formiran avansni račun na osnovu uplate komitenta po predračunu.
Formirani avansni račun se može korigovati unosom i prepravkom podataka u poljima i dodavanjem ili uklanjanjem stavki usluga sa tabele klikom desnim tasterom miša na tabelu i izborom odgovarajuće opcije. Avansni račun se može dobiti i sa ekrana pregleda uplata komitenta i to sa obeležene i pronađene uplate klikom na taster Avansni račun.

2.6. Ispravka avansnog računa

2.6.1. Svrha

Avansni račun je moguće ispraviti usled greške u unosu ili promene nekog od podataka.

2.6.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za formiranje faktura gosta.

2.6.3. Procedura

1. Iz menija u vrhu ekrana izabrati opciju Dokumenti
2. Otvara se padajući meni iz koga treba odabrati Avansni račun
3. Sa ekrana avansnog računa kliknuti mišem na taster Avansni račun
4. Sa ekrana Pretraga za avansnim računom uneti neki od podataka za pretragu:
- Broj avansnog računa
- Firma – pretraga po firmi koja je uplatila (unosi se ime ili početak imena firme i pritiska taster i bira ponuđeni)
- Grupa – pretraga po nazivu grupe (dodeljeno ime uz av.račun)
- Datum – datum formiranja av.računa
- Po predračunu – pretraga po referenciranom predračunu uplate
5. Duplo kliknuti na pronađeni av.račun

2.6.4. Rezultat

Avansni račun je ovim prikazan i spreman za pregled, ispravku ili štampu.

3. Ekrani

3.1. Ekran za domaćinstvo

3.1.1. Ekran sa statusima soba za domaćinstvo

3.1.1.1. Svrha

Ekran za domaćinstvo se sastoji od tri ekrana: Prvi je ekran sa statusima soba za domaćinstvo koji služi za pregled statusa spremnosti za izdavanje soba i ima kolone:

3.1.1.2. Funkcije

1. U desnom delu ekrana vidljiva je statistika stanja svih soba
2. Moguće postavljanje filtera za pregled po oznakama statusa
3. Pritiskom na taster Izveštaj dobija se standardni izveštaj statusa soba po spratovima (pozicijama)

3.1.2. Ekran sa detaljima sobe van upotrebe

3.1.2.1. Svrha

Ekran sa detaljima o sobama van upotrebe (desni deo) daju detalje o danima od-do, šta je razlog, da li je potrebno čišćenje posle popravke, komentar o kvaru:

3.1.2.2. Funkcije

1. Tasterom Nov unos pokreće se pomoćni prozor za unos nove intervencije nad sobom
2. Tasterom Ispravka pokreće se pomoćni prozor za ispravku detalja ili datumskog perioda za popravku
3. Tasterom Brisanje uklanja se zapis o intervenciji i soba odmah postaje dostupna za rezervacije ili prijavu dolaska gostiju

3.1.3. Ekran za formiranje i rad sa Radnom listom

3.1.3.1. Svrha

Treći ekran daje mogućnost prikaza default liste za dan uzimajući u obzir unete liste sobarica koje su aktivne i raspored po spratovima. Lista se formira automatski tako što se ravnomerno rasporede sobarice po brojevima soba i spratovima. Kasnije je moguće podešavanje rasporeda:

3.1.3.2. Funkcije

1. Klikom na taster Sobarica dobija se pomoćni ekran za dopunu i održavanje lista aktivnih sobarica. Sa ovog ekrana moguće je ispraviti Ime,Status i Card Id sobarice duplim klikom mišem na odgovarajuća polja. Status ima tri opcije:
- Odsutan – je status sobarice koji neće ući u formiranje radne liste
- Prisutan – je status aktivne sobarice koja ulazi u formiranje radne liste
- Inspektor – je status za sobaricu koja je glavna i koristi se u kombinaciji sa Card ID koji razlikuje sobaricu od inspektora i to kad je sistem uvezan sa kartičnim sistemom soba i na osnovu njega postavlja status čiste sobe sa „Čisto“ u „Provereno“. Card ID kolona se koristi u kombinaciji sa kartičnim sistemom i služi za automatsko postavljanje statusa soba.
2. Moguća je ispravka oznake akcije.

3.2. In house lista žurnal

3.2.1. Svrha

Jedan od najvažnijih ekrana front office recepcije. Prikazuje sve prijavljene goste po sobama i sve relevantne podatke uključujući prikaze dnevnih zaduženja svih usluga koje su definisane u objektu. Sa ovog radnog ekrana moguće je pozvati sve funkcije front office-a i izvršiti bilo koju akciju koja je vezana za operativni rad recepcije.
Ekran je podeljen u dva dela:
- Žurnal – In house lista sa opcijama prikaza i filtera
- Šema zauzeća po sobama i danima sa opcijama prikaza i datumskih filtera

3.2.2. Preduslov

Startovan H-Master.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za promenu usluga gostu.

3.2.3. Lista funkcija

1. Prikaz prijavljenih gostiju (glavne kolone):

2. Pozivi funkcija:

3. Arhivski žurnal ima istu organizaciju samo što se na polju Datum žurnala unosi datum iz arhive za pregled. Sve funkcije koje se odnose na operativni rad sa gostima za tekući datum nisu dostupne u arhivskom žurnalu.

3.2.4. Rezultat

Opsežni pregled prijavljenih gostiju sa svim relevantim podacima vezanim za račun i status svih gostiju.

3.3. Šema slobodnih kategorija soba

3.3.1. Svrha

Šema je grafički prikaz slobodnih kategorija soba od današnjeg pa do 60 dana u budućnosti i to prikazano po kategorijama (tipovima) soba. Naročito je pogodan za sistem rada sa rezervacijama kod koga se većina rezervacija definiše po kategoriji (bez unosa tačnog broja sobe).
Na osnovu ovog prikaza veoma je lako uočiti slobodne kapacitete za različite datumske periode

3.3.2. Preduslov

Startovan H-Master.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za promenu usluga gostu.

3.3.3. Lista funkcija

1. Prikaz zauzetih i slobodnih kategorija soba po danima
2. Mogućnost da se sa duplim klikom na polje slobodne sobe za dan otvori ekran formiranja nove rezervacije sa automatskom popunom datumskog perioda i kategorije sobe
3. Mogućnost da se u polje datuma i kategorije sobe desnim klikom miša dobije sledeći izbor: - Slobodni kapaciteti u periodu - otvaraju pomoćni prozor koji zavisno od pozicije kursora na glavnom ekranu nudi datumski period i tip sobe. Pritiskom na taster Potvrdi dobija se za izabrani period i tip sobe maksimalni broj slobodnih soba u kontinuitetu (bez premeštanja gostiju iz sobe u sobu)
4. Informacija o ukupnom broju slobodnih i zauzetih soba po danima – kolone u tabeli
5. Kolona sa procentom zauzeća po danima prikazanim u različitim bojama zavisno od visine procenta zauzeća
6. Broj rezervacija soba pod opcijom, sa mogućnošću pristupa rezervacijama duplim klikom mišem
7. Broj soba koje su van upotrebe sa mogućnošću pristupa detaljima popravki soba duplim klikom mišem

3.3.4. Rezultat

Šematski prikaz tekućeg stanja slobodnih kategorija soba.

3.4. Evidencija izdatih računa

3.4.1. Svrha

U bilo kom trenutku je moguće dobiti izveštaj o izdatim računima po više kriterijuma i spiskom eventualno storniranih računa radi kontrole pazara recepcije i arhive računa.

3.4.2. Preduslov

Startovan H-Master.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za izdavanje računa.

3.4.3. Procedura

1. Izbor opcije pod Izveštaji – Pregled računa
2. Unos odgovarajućih parametara pretrage
3. Biranje željenog računa sa spiska ponuđenih
4. Uvid u račun i eventualno štampanje kopije

3.4.4. Rezultat

Prikazana ili odštampana kopija traženog računa.

3.4.5. Izbor izveštaja pregled računa

3.4.5.1. Procedura

1. Otvaranje menia Izveštaji
2. Izabrati opciju Pregled računa

3.4.5.2. Rezultat

Prikazan ekran za pretragu i prikaz računa.

3.4.6. Unos odgovarajućih parametara pretrage

3.4.6.1. Procedura

1. Uneti jedan ili više parametara pretrage:
- Broj računa u formatu brr/08 (broj računa/zadnje dve cifre godine). Ukoliko se ne unese broj godine pretpostavlja se da je tekuća
- Firma - izbor firme na koju je glasio račun, unosi se pun naziv ili početni deo pa se sa pritiskom na taster sa pomoćnog spiska izabere odgovarajuća firma/organizacija
- Gost – ime i prezime gosta na kog je glasio račun
- Datum – datum formiranja računa (prilikom otvaranja pregleda unapred je unet današnji datum)
2. Izabrati taster Pretraga

3.4.6.2. Rezultat

Prikazana zaglavlja računa koji zadovoljavaju uneti kriterium pretrage.

3.4.7. Biranje računa sa liste pronađenih

3.4.7.1. Procedura

1. Pronaći račun sa liste koja sadrži:

2. Opciono je moguće pritiskom na taster Štampa odštampati ceo spisak pronađenih računa
3. Sa desnim tasterom miša može se dobiti podatak o generalijama gosta ili podaci o rezervaciji gosta na koga glasi račun

3.4.8. Uvid u detalje računa i eventualna štampa

3.4.8.1. Procedura

1. Kliknuti na taster Detalji ili duplo kliknuti mišem na red pronađenog računa
2. Sa ekrana računa je moguće ispraviti detalje na koga glasi račun ili na koju firmu glasi račun
3. Opciono izabrati da li se štampa specifikacija usluga ili ne
4. Pritisnuti na taster Štampa

3.4.8.2. Rezultat

Prikazan i odštampan traženi račun.
NAPOMENA: Prilikom ponovne štampe, uvećava se broj odštampanih kopija. Eventualno promenjeni detalji o imenu gosta ili imenu i adresi firme se NE evidentiraju, služe samo radi štampanja izmenjenih podataka ako je gost zatražio.

3.5. Uvid u žurnal telefonske centrale

3.5.1. Pregled žurnala telefonske centrale

3.5.1.1. Svrha

Telefonska centrala je povezana sa PMS sistemom i sve pozive koji se u okviru objekta obave evidentira sa svim detajima o pozvanom broju, vremenu trajanja razgovora, datum i vreme zvanja i sl.
Naravno u ovom delu je predviđena diskrecija podataka time što su poslednje dve cifre pozvanog broja zamenjene zvezdicama.
Prema prethodnim podešavanjima za određene lokale se vezuju određene sobe ili kancelarije ili pozicije koje služe kao govornice.
Razgovori sa lokala vezanih za sobu automatski finansijski zadužuju konkretnu sobu.
Razgovori sa lokala vezanih za govornice mogu se omah naplatiti ali se mogu i prebaciti na sobu.
Razgovori sa lokala vezanih za kancelarije se mogu evidentirati bez finansijskih zaduženja.

3.5.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za naplatu računa.

3.5.1.3. Procedura

1. Kliknuti na polje Tarifer
2. Otvara se radni ekran žurnala telefonske centrale

3. Klikniti na polje Na sobu za prenos zaduženja određenog razgovora na određeni broj sobe (ovo je moguće samo sa lokala koji su definisani kao govornica)
4. Kliknuti na polje Naplata za naplatu određenog razgovora
5. Kliknuti na polje Govrnica za dobijanje listinga ne naplaćenih razgovora sa lokala koji su definisani kao govornica
6. Klikniti na polje Štampa za štampu liste razgovora za određeni period

4. Recepcija

4.1. Prijava dolaska gostiju na osnovu rezervacije

4.1.1.1. Svrha

Na osnovu unetih rezevracija može se izvršiti prijava gosta ili gostiju.
Svi podaci koji su već uneti prilikom rezervacije, biće iskorišćeni za prijavu a ako je potrebno moguće je izvršiti izmenu ili dopunu nekog podatka tokom same prijave.
Takođe je moguće, na osnovu unetih rezervacija, dobiti pregled liste dolazaka za tekući dan i iz nje izvršiti prijavu gosta ili gostiju.
Postoji nekoliko načina na koji se prijava može napraviti u zavisnosti od radnog ekrana u kome se nalazimo.

4.1.1.2. Preduslov

Startovan PMS. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za prijavu gosta.

4.1.1.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana sa detaljima rezervacije
- Provera, promena i dodavanje detalja rezervacije, štampanje prijavnice
- Prijava gosta ili gostiju

4.1.1.4. Rezultat

Prijavljen novi gost ili gosti. Odštampana prijavnica. Gosti se pojavljuju na žurnalu i počinje finansijsko zaduženje prema odabranom cenovniku i uslugama.

4.1.2. Otvaranje ekrana za ispravku rezervacije

4.1.2.1. Svrha

U zavisnosti od toga u kom radnom ekranu se nalazimo možemo odabrati način na koji otvaramo ekran za ispravku rezervacije.

4.1.2.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za ispravljanje rezervacije.

4.1.2.3. Procedura

a) Iz otvorenog ekrana Rezervacije
1. Dvoklikom na Rezervaciju
2. Desni klik na rezervaciju pa iz menija odabrati opciju Detalji rezervacije
3. Kliknuti na rezervaciju pa na polje Detalji rezervacije

b) Iz otvorenog ekrana Žurnal
1. Kliknuti na polje Dolasci
2. Dobija se spisak svih gostiju čiji se dolazak očekuje na osnovu rezervacija
3. Dvoklikom na gosta otvara se ekran za ispravku rezervacije

c) Iz otvorenog ekrana Žurnal - Šema
1. Svetlo zelenom ili svetlo crvenom bojom su obojeni gosti čiji se dolazak očekuje
2. Dvoklikom na polje gosta otvara se ekran za ispravku rezervacije

4.1.2.4. Rezultat

Otvoren je ekran sa detaljima rezervacije. Iz ovog ekrana je moguće izvršiti promenu ili dopunu podataka rezervacije.

4.1.3. Provera, promena i dopuna detalja rezervacije

4.1.3.1. Svrha

Ukoliko prilikom rezervacije nije unet neki od podataka koji je bitan za prijavu gosta (npr. tačan broj sobe) ili ako je unet pogrešno ili promenjen iz nekog razloga, može se ažurirati u ovom koraku. Neki podaci se mogu promeniti ili dodati i kasnije iz žurnala (datum rođenja i sl.)

4.1.3.2. Preduslov

Otvoren ekran sa detaljima rezervacije.

4.1.3.3. Procedura

Klikom na neko od polja koje želimo promeniti otvaramo mogućnost unosa ili promene već unetih podataka koji su detaljnije objašnjeni u poglavlju Formiranje nove rezervacije.
Kod promene šeme soba u grupnoj rezervaciji (broja soba određenog tipa, koje su rezervisane za odabranu grupu) u delu ekrana Lista gostiju, neophodno jo kliknuti na pojle Lista kako bi se prema novoj šemi izmenila lista gostiju (ova akcija neće obrisati podatke za već unete goste već će samo dopuniti novim). Ova procedura je detaljnije objašnjena u poglavlju: Formiranje grupne rezervacije.
U listi gostiju moguće je odmah uneti i tačan broj sobe kako bi se pripremili svi podaci potrebni za prijavu gosta.
Ukoliko je potrebno moguće je pritiskom na taster Prijavnica pokrenuti ekran prijavnice za gosta i odštampati istu kao deo procedure prijave gosta

4.1.3.4. Rezultat

Ažurirani detalji rezervacije.
Otvoren ekran za prijavu gosta ili gostiju.

4.1.4. Prijava gosta ili gostiju

4.1.4.1. Svrha

Prijava gosta ili gostiju sa podacima koji su već uneti u rezervaciji.

4.1.4.2. Procedura

- Provera i dopuna podatake neophodnih za prijavu
- Odabir gostiju koji se prijavljuju
- Prijava gostiju

4.1.5. Provera i dopuna podataka neophodnih za prijavu

4.1.5.1. Svrha

Ako nisu uneti svi potrebni podaci za prijavu gosta ispred njegovog imena će stajati a ako su svi potrebni podaci uneti isred imena goste stoji.

4.1.5.2. Preduslov

Otvoren ekran Prijava.

4.1.5.3. Procedura

- Dvoklik na ime gosta otvara ekran Ispravka podatka prijave gosta
- U delu ekrana Detalji unosi se broj sobe u koju se gost prijavljuje
- U delu ekrana Dolazak i Odlazak moguće je promeniti datum Odlaska (datum Dolaska je uvek današnji)
- U delu ekrana sa ostalim detaljima moguće je uneti ili promeniti bilo koji podatak iz sledeće tabele

- Kliknuti na polje Usluge (dobija se dodatni ekran sa spiskom svih usluga koje sadrži odabrani paket - cenovnik)
- Dvoklik ispred usluge isključuje ili uključuje određenu uslugu
- Dvoklik na kolone Poc. i Zavr. postavlja početnu i završnu pansionsku uslugu
- Kliknuti na polje Potvrdi
Proceduru ažuriranja podataka ponoviti za sve goste koji se nalaze na spisku gostiju.

4.1.6. Odabir gostiju koji se prijavljuju

4.1.6.1. Svrha

Na listi gostiju se nalaze svi koji su uneti u rezervaciju ali se prijavljuju samo oni gosti koji su stigli u hotel pa je u ovom koraku moguće nekog od gostiju skloniti sa spiska za prijavu ili nekog od gostiju dodati na listu ako nije bio unet u rezervaciji.
Sklanjanje gosta sa liste za prijavu znači samo da ga nećemo prijaviti u ovom trenutku ali on ostaje u rezervaciji, iz koje ga možemo prijaviti kada bude potrebno.

4.1.6.2. Procedura

Sklanjanje gostiju sa liste
- Kliknuti na ime gosta koga želimo skloniti
- Kliknuti na polje Ukloni gosta

Dodavanje gostiju na listu
- Kliknuti na polje Novi gost (otavara se ekran Prijava novog gosta u sobu)
- Ažurirati podatke neophodne za prijavu (objašnjeno u prethodnom koraku)

4.1.6.3. Rezultat

Formirana lista gostiju koji se prijavljuju.

4.1.7. Prijava gostiju

4.1.7.1. Svrha

Na listi gostiju se nalaze svi gosti iz rezervacije ali je moguće prijaviti ili goste vezene ze jednu sobu ili sve goste sa liste. Prethodno je izvršena selekcija gostiju vezanih za određenu sobu ili kompletne liste.

4.1.7.2. Procedura

Prijava gostiju vezanih za trenutno obeleženu sobu
- Kliknuti na gosta iz sobe koja se prijavljuje
- Kliknuti na polje Pojedinačno

Prijava svih gostiju sa liste
- Kliknuti na polje Prijava

4.1.7.3. Rezultat

Prijavljen novi gost ili gosti. Pojavljuju se na žurnalu i počinje finansijsko zaduženje prema odabranom cenovniku i uslugama.

4.2. Prikaz i štampa pazara recepcionera

4.2.1.1. Svrha

U bilo kom trenutku je moguće dobiti kratak izveštaj o pazaru recepcionera koji je trenutno prijavljen, radi kontrole ili predaje pazara, sa pregledom izdatih računa i spiskom eventualno storniranih računa.

4.2.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Žurnal.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za izdavanje računa.

4.2.1.3. Procedura

1. Izabrati iz Meni-a Izveštaji pa Promet recepcionera
2. Pregled i kontrola pazara
3. Štampanje pazara
Opciono je moguće dobiti pazar recepcionera duplim klikom mišem na statusnoj liniji sistema na polju gde je upisan prijavljeni gost.

4.2.1.4. Rezultat

Prikazan ili odštampan pazar recepcionera i pripremljenim statusom za prijavu drugog recepcionera ili smene.

4.3. Prijava dolaska gostiju

4.3.1.1. Svrha

Prijava gosta koji nema prethodno pripremljenu rezervaciju.

4.3.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Žurnal. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za prijavu gosta.

4.3.1.3. Procedura

Prijava
1. Kliknuti na polje Prijava, otvara se ekran za pravljenje liste za prijavu
2. Popuniti sledeći ekran

3. Kliknuti na polje Potvrdi i sistem upisuje gosta ili goste, zavisno od broja gostiju koje smo uneli pod poljem Broj gostiju
4. Duplo kliknuti na svakog gosta da bi smo popunili sve podatke

5. Kada se završi unos svih gostiju kliknuti na polje Prijava

4.3.1.4. Rezultat

Prijavljen novi gost ili gosti. Pojavljuju se na žurnalu i počinje finansijsko zaduženje prema odabranom cenovniku i uslugama.

4.4. Unos i ispravka rutiranja usluga

4.4.1.1. Svrha

Rutiranje usluga predstavlja šemu koje će se usluge gosta naplatiti grupnim računom (Master bill) a koje će usluge gost platiti sam.
Ova opcija postoji samo za grupe koje imaju formiran master račun.

4.4.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima recepcije.
Formirana grupa sa master računom preko preko grupne rezervacije.

4.4.1.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana Žurnal
- Izbor sa meni-a Žurnala (Prikaz: Master Račun)
- Izbor odgovarajućeg Master Računa
- Pritisak na taster Detalji ili desni taster miša pa Detalji
- Izbor tastera Rutiranje

4.4.1.4. Rezultat

Ispravljeni podaci su zabeleženi i postaju dostupni i aktivni u kompletnom sistemu.

4.4.2. Postavljanje kursora na red master računa

4.4.2.1. Svrha

Da bi se moglo prići ekranu rutiranja, mora se izabrati – pronaći master račun i postaviti kursor u njegov red.

4.4.3. Otvaranje ekrana Rutiranje

4.4.3.1. Svrha

Ekran rutiranja prikazuje spisak gostiju koji pripadaju grupi i daje mogućnost podešavanja koje će se usluge usmeriti na grupni račun (master bill) a koje će gost platiti sam kod odjave.

4.4.3.2. Preduslov

Otvoren ekran za ispravku master rutiranja.

4.4.3.3. Procedura

Kliknuti na polje na Detalji pa taster Rutiranje (otvara se ekran Rutiranje)

4.4.3.4. Rezultat

Otvoren je ekran u kome se vrši unos ili promena rutiranja usluga.

4.4.4. Unos i izmena podataka o rutiranju usluga

4.4.4.1. Svrha

Unos ili promena podataka pojedinačno za gosta ili postavljanje iste šeme za sve goste.
U delu ekrana Gosti nalazi se Spisak gostiju koji pripadaju grupi.
U delu ekrana Usluge nalazi se spisak usluga koje gost Plaća sam.
U delu ekrana Master račun nalazi se spisak usluga koje su usmerene na Grupni račun.

4.4.4.2. Preduslov

Otvoren ekran Rutiranje.

4.4.4.3. Procedura

a) Postavljanje šeme za jednog gosta
- Kliknuti na gosta kome postavljamo šemu (u delu ekrana Gosti)
- Iz dela ekrana Usluge obeležiti uslugu koju želimo usmeriti na grupni račun
- Kliknuti na polje sa jednom strelicom na desno (između dela ekrana usluge i master račun) Ili
- Iz dela ekrana Master račun obeležiti uslugu koju želimo ukloniti sa grupnog računa
- Kliknuti na polje sa jednom strelicom na levo (između dela ekrana usluge i master račun) Postupak ponoviti za sve goste kojima želimo postaviti šemu.

b) Postavljanje Default programa
Ovo je raspored koji svi gosti dobijaju automatski posle formiranja rezervacije i on podrazumeva da su usluge
SMEŠTAJ,
DORUČAK,RUČAK,VEČERA,
BORAVIŠNA TAKSA,
OSIGURANJE
usmerene na grupni račun a ostale uluge gost plaća sam
- Kliknuti na polje Default program i svi gosti dobijaju podrazumevano rutiranje

c) Postavljanje programa Svi gosti, sve usluge
Ovo je raspored koji usmerava sve usluge gostiju na grupni račun
- Kliknuti na polje Svi gosti, sve usluge

d) Postavljanje programa Kopiraj za sve goste
Ovo je raspored koji kopira postavljenu šemu za jednog gosta na sve ostale goste iz grupe
- Kliknuti na jednog gosta
- Odabrati usluge koje će biti usmerene na grupni račun ili skloniti neke usluge sa grupnog računa
- Kliknuti na polje Kopiraj za sve goste

4.4.4.4. Rezultat

Postavljena je šema usmeravanja usluga za goste iz željene grupe.

4.4.5. Potvrda rutiranja

4.4.5.1. Svrha

Posle postavljanja šeme neophodno je napraviti potvrdu posle čega će sve izmene biti sačuvane i dostupne svim korisnicima sistema.

4.4.5.2. Procedura

- Kliknuti na polje Potvrdi.
- Vraća nam se ekran Detalji
- Kliknuti na polje Potvrdi
- Dobija se poruka o tome da su izmene u rezervaciji zabeležene
- Kliknuti na polje OK

4.4.5.3. Rezultat

Izmena je zapamćena i upisana tako da je dostupna svim korisnicima sistema, posle čega je mogu koristiti za dalje operacije.

4.5. Ažuriranje podataka za domaće goste

4.5.1. Svrha

Kod prijave gosta neophodno je da imamo upisan broj ličnog dokumenta gosta (lična karta ili pasoš), ali je kasnije potrebno popuniti ostala polja zbog statistike i knjige gostiju.

4.5.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Žurnal.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za prijavu gosta.

4.5.3. Procedura

1. Kliknuti na polje Personalni Detalji
2. Otvara se ekran Generalije gosta
3. Popuniti sledeću tabelu

4. Kliknuti na polje Potvrdi, upisuje izmene u sistem
Dok je otvoren ekran za ažuriranje podataka moguće je kliknuti na polje Štampa pa Potvrda boravka i odštampati potvrdu koja se izdaje gostu za slučaj kontrole.

4.5.4. Rezultat

Prijavljen novi gost ili gosti. Pojavljuju se na žurnalu i počinje finansijsko zaduženje prema odabranom cenovniku i uslugama.

4.6. Ažuriranje podataka za strane goste

4.6.1. Svrha

Kod prijave gosta neophodno je da imamo upisan broj ličnog dokumenta gosta (lična karta ili pasoš), ali je kasnije potrebno popuniti ostala polja zbog statistike i knjige gostiju.

4.6.2. Preduslov

Startovan PMS. Otvoren radni ekran Žurnal.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za prijavu gosta.
1. Kliknuti na polje Personalni Detalji
2. Otvara se ekran Generalije gosta
3. Popuniti sledeću tabelu

4. Kliknuti na polje Potvrdi, upisuje izmene u sistem
Dok je otvoren ekran za ažuriranje podataka moguće je kliknuti na polje Štampa pa Potvrda boravka i odštampati potvrdu koja se izdaje gostu za slučaj kontrole.

4.6.3. Rezultat

Prijavljen novi gost ili gosti. Pojavljuju se na žurnalu i počinje finansijsko zaduženje prema odabranom cenovniku i uslugama.

4.7. Trenutna promena cene usluga

4.7.1. Svrha

U bilo kom trenutku je moguće određenom gostu ili grupi promeniti cenu neke od usluga.
Promena se u zavisnosti od usluge reflektuje i na cenu tokom nastavka boravka (promena cena smeštaja) ili može biti samo jednokratna (promena cene za jednokratnu naplatu izdavanja fudbalskog terena).

4.7.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Žurnal.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za promenu cena.

4.7.3. Procedura

1. Izbor gosta kome je potrebno izmeniti cenu
2. Pritisnuti taster Zaduženje

3. Odabrati uslugu za promenu
4. Uneti iznos u ogovarajućoj valuti u kolonu Novi iznos ukoliko se želi da uneti iznos traje od tekućeg dana ili
5. Uneti iznos u odgovarajućoj valuti u kolonu Novi iznos od početka boravka ukoliko se iznos želi zadužiti od početka boravka za izabranog gosta ili
6. Uneti iznos u Detalje promene ukoliko se želi da uneti iznos važi od određenog datuma.

4.7.4. Rezultat

Promenjene cene usluga. Ove promene naravno ne utiču na cenovnike koji su prethodno definisani i prijavom novog gosta primenjuju se cene iz cenovnika i postavke sistema.

4.8. Formiranje master računa grupne rezervacije

4.8.1. Svrha

Rezervacijom kapaciteta za određeni period za grupu gostiju može se postaviti i predvideti način plaćanja pojedinačnih gostiju u okviru grupe i time olakšati kasniju odjavu pojednačnih gostiju prepuštajući sistemu da vodi računa koje usluge gost plaća pojedinačno, a koje se prebacuju na zajednički grupni račun – master račun.

4.8.2. Preduslov

Startovan H-Master.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za formiranje rezervacije.

4.8.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana za unos rezervacije (ekran rezervacija, ekran zauzeća soba, ekran slobodnih kapaciteta u periodu) pritiskom na taster Nova Rezervacija
- Unos podataka o grupnoj rezervaciji se kao osnovni podatak prvo unosi naziv grupe:
- Unos detalja rezervacije i liste gostiju sa rasporedom i zauzećem kapaciteta:
- duplim klikom unosimo broj soba određene kategorije u tabelu tipovi soba – kategorije u grupi i eventualno unosimo broj tih soba koje će biti Single use, Double, Triple ili Quad,
- završetkom unosa broja soba po kategorijama pritiskamo taster Lista,
- duplim klikom na kolonu sobe, ime, prezime, zemlja, pol možemo uneti detalje gostiju grupe.
- Nakon unosa detalja kategorija soba i detalja gostiju uključujemo funkcionalnost Master računa preko opcije Master Račun

Pritiskom na taster Potvrdi, formirana je grupna rezervacija sa uključenim master računom i default rutiranjem za grupu.

- Podešavanje načina na koji se preusmeravaju usluge plaćanja gostiju na pojedinačno ili na master račun (Rutiranje) se može postaviti još na nivou rezervacije. Pozivanjem formiranog grupnog master računa (Žurnal-Prikaz Master Račun) i otvaranjem Detalja sa liste master računa i pritiskom na taster Rutiranje:
- Na ekranu rutiranje moguće je za svakog gosta grupe definisati način formiranja računa sa uslugama koje plaća gost i onih usluga koje se rutiraju na master račun grupe
- Obeležavanjem gosta prikazuje se trenutno definisano rutiranje: leva tabela Usluge: predstavlja spisak usluga koje će gost (ako ih ima) plaćati sam, dok je desna tabela spisak usluga koje će biti prebačene (rutirane) na master račun grupe. Rutiranje se može promeniti obeležavnjem željene usluge i pritiskanjem na odgovarajuću strelicu levo ili desno. Ovakva promena se odnosi samo na izabranog gosta grupe.
- Ukoliko se želi da formirano rutiranje iskopira i za ostale goste grupe, potrebno je pritisnuti na taster Kopiraj za sve goste. Ukoliko se želi da se sve usluge svih gostiju prebace na master račun potrebno je pritisnuti na taster Svi gosti, sve usluge.
- Za postavljanje uobičajenog programa rutiranja, a to je Smeštaj,Doručak,Bor.Taksa i eventualno Osiguranje, potebno je pritisnuti taster Default program.
- Kad su sva podešavanja gostiju završena, pritisnuti taster Potvrdi. Zatim Povratak pa na kraju Potvrdi na glavnom ekranu rezervacije.

4.8.4. Rezultat

Uneta nova grupna rezervacija, sa detaljima dolazaka gostiju i pravilima oko buduće naplate računa.

4.9. Prijava grupe sa master računom i naknadno podešavanje plaćanja računa

4.9.1. Procedura

U momentu dolaska grupe ili samo jednog gosta iz grupe, postupa se na isti način kao i sa prijavom bilo koje druge rezervacije:
- Pritiskom na taster Prijava otvara se ekran prijave gostiju iz rezervacije koji sadrži samo one goste koji imaju današnji dolazak:
- Duplim klikom na red gosta se mogu ispravljati detalji prijave vezani za izabranog gosta
- Tasterom Pojedinačno prijavljuju se samo gosti iz sobe koja je trenutno obeležena (soba 504).
Ukoliko je pristigao samo jedan gost od dvojice na rezervaciji, prethodno se gost ukloni sa liste za prijavu pritiskom na taster Briši gosta i to onaj gost koji se NE želi sad prijaviti.
- Pritiskom na taster Prijava sistem će prijaviti sve goste sa liste koji imaju zelenu oznaku.

4.9.2. Rezultat

Obeležena grupa gostiju sa liste rezervacije je prijavljena zajedno sa pripadajućim master računom. Rutiranje grupe je iskopirano iz rezervacije i ono se može kontrolisati i menjati, ako se ukaže potreba za naknadnom promenom programa rutiranja usluga gostiju grupe:

- Dobija se sličan ekran za rutiranje usluga kao što je bio na rezervaciji:
Na dobijenom ekranu za rutiranje je moguće ispraviti svaku postavku za svakog gosta na isti način koji je objašnjen na rezervaciji.
Rezultat rutiranja je vidljiv pozivom računa gosta i pozivom master računa i master:
NAPOMENA:
Odjavljivanje gostiju koji pripadaju master računu grupe, se vrši isto kao i za bilo kog drugog gosta. Naplata master računa se može izvršiti bilo kog dana u toku boravka grupe ili naknadno posle odlaska svih gostiju grupe. Uklanjanje – odjava master računa grupe je moguće samo posle odjave i poslednjeg gosta grupe, nikako pre.

4.10. Naplata pojedinačnih usluga unapred

4.10.1. Svrha

Česte su situacije da gost želi da plati neke od usluga odvojeno od ostatka računa na primer usluge telefona, restorana i drugih sadržaja hotela koje firma koja plaća kompetan račun ne prihvata kao trošak.
U ovakvim situacijama vrši se naplata ovih usluga odvojeno i to onim načinom plaćanja kojim gost želi.
Takođe je moguća i situacija u kojoj je gost preko agencije već platio boravak ali je preostalo da na licu mesta plati boravišnu taksu i da to želi da uradi prvog dana boravka kako bi znao sa koliko novca raspolaže do kraja boravka. U ovoj situaciji vrši se naplata usluga unapred.

4.10.2. Preduslov

Startovan H-Master.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za naplatu računa.

4.10.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana računa
- Podešavanje opcija za naplatu usluga
- Naplata

4.10.4. Otvranje ekrana računa

4.10.4.1. Procedura

a) Iz otvorenog ekrana Žurnal
1. Desni klik na polje gosta čiji pregled računa želimo videti i biranje Račun Odjava

b) Iz otvorenog ekrana Žurnal - Šema soba
1. Desni klik na polje sobe čiji pregled računa želimo videti i biranje Račun Odjava

c) Iz otvorenog ekrana Žurnal
1. Pritisak na taster Račun Odjava

4.10.5. Podešavanje opcija pregleda računa

4.10.5.1. Procedura

1. Kliknuti na polje Van računa ako se želi izbaciti gost iz pregleda
2. Kliknuti na polje Dodaj gosta ako se želi priključiti gost u pregled
3. Kliknuti na polje Dodaj sobu ako se želi priključiti soba u pregled
4. Kliknuti na polje Dodaj grupu ako se želi pregled računa određene grupe
5. U polje obračun zaduženja do uneti datum do kog želimo da vidimo pregled računa i izvršimo uplatu unapred za određene usluge

4.10.5.2. Rezultat

Podešeni detalji pregleda računa posle čega se može naplatiti neka od usluga prema prethodno odabranim opcijama pregleda.

4.11. Naplata usluga

4.11.1. Procedura

1. Kliknuti na uslugu koju želimo naplatiti
2. Kliknuti na taster Naplata

3. Odabrana usluga se prebacuje u deo ekrana sa desne strane Za naplatu (ovaj korak ponoviti sa svim uslugama koje želimo naplatiti)
4. Kliknuti desnim tasterom miša na ponuđeni način plaćanja Gotovina i iz padajućeg menija odabrati
a) Ispravi u: (odabirati željeni način plaćanja)
b) Dodaj način plaćanja (ukoliko se želi deo računa naplatiti jednim a deo drugim načinom plaćanja)
5. Kliknuti na polje Naplata
6. Uneti šifru
7. Kliknuti na polje Potvrdi

4.11.2. Rezultat

Naplaćena usluga ili usluge koje je gost želeo kao i period za koji je želeo.

4.12. Kontrola statusa boravka gostiju

4.12.1. Svrha

Kontrolom statusa možemo pregledati zaduženja gosta do tekućeg datuma ili obračuna zaduženja do dana odlaska.
Ovaj pregled se može zatražiti za jednog gosta iz sobe ili za celu sobu.

4.12.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Žurnal.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za prijavu gosta.

4.12.3. Procedura

1. Kliknuti na gosta čiji status želimo da vidimo
2. Kliknuti na polje Zaduženje, čime otvaramo ekran za pregled
3. Klikom na polje Štampa za Uslugu moguće je odštampati pregled promena
4. Klikom na polje Izlaz vraćamo se u pregled žurnala

4.12.4. Rezultat

Izvršen pregled zaduženja i provera da li je status gosta OK ili je potrebna neka dopuna ili izmena.

4.13. Dodatna podešavanja izgleda računa

4.13.1. Izmena imena gostiju na računu

4.13.1.1. Svrha

Kod formiranja računa za gosta ili goste, ponekad je neophodno da se na računu ne vide sva imena gostiju ili da se izmene postojeća imena.

4.13.1.2. Preduslov

Startovan H-Master.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za naplatu računa.

4.13.1.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana računa
- Podešavanje imena gostiju
- Naplata računa

4.13.2. Otvaranje ekrana računa

4.13.2.1. Procedura

a) Iz otvorenog ekrana Žurnal
1. Dovođenje kursora do sobe/gosta
2. Pritiskom na taster Račun/Odjava

b) Iz otvorenog ekrana Žurnal-Šema
1. Dovođenje kursora do sobe/gosta
2. Desnim tasterom miša kliknuti na polje sobe/gosta
3. Sa pomoćnog menia izabrati opciju Račun/Odjava

4.13.3. Podešavanje imena gostiju

4.13.3.1. Procedura

1. U tabeli Gosti duplo kliknuti mišem u kolonu Ime na Računu
2. U otvoreno polje za izmenu upisati željenu promenu ili obrisati postojeće
3. Pritisnuti taster Enter

4.13.3.2. Rezultat

Podešeni detalji imena gostiju, za slučaj obrisanog imena, red tog gosta se neće ni pojaviti na računu.
NAPOMENA: Unete izmene imena gostiju su vidljive samo u štampi u pred kojom je izvršena izmena.
Originalna imena ostaju nepromenjena čak i kad se ponovo pozove isti račun na ekran.

4.13.4. Izmena imena na koga glasi račun

4.13.4.1. Svrha

Kod naplate kompletnog računa ponekad je potrebno promeniti ili dopuniti podatke na koga glasi račun.

4.13.4.2. Procedura

1. Sa otvorenog računa gosta/sobe u polja Na ime ukucati željene podatke

4.13.4.3. Rezultat

Štampa računa sa unetom izmenom imena.
NAPOMENA: Unete izmene imena gostiju su vidljive samo u štampi u pred kojom je izvršena izmena.
Originalna imena ostaju nepromenjena čak i kad se ponovo pozove isti račun na ekran.

4.13.5. Dopuna ili unos nove firme/organizacije

4.13.5.1. Svrha

Naplata računa ponekad zahteva promenu imena firme, unos neke druge firme ili dopune njenih generalija.

4.13.5.2. Procedura

1. Sa otvorenog računa gosta/sobe upisati ime ili deo imena firme i kliknuti na polje Firma.
2. Otvara se pomoćni prozor sa pozicijom kursora na prvom imenu koje odgovara unetim početnim slovima
3. Odabrati željenu firmu mišem
4. Kliknuti na taster Potvrdi
5. Ukoliko željene firme nema na spisku, pritisnuti taster Nov Unos i uneti novu firmu kao što je objašnjeno u Unos ispravka agencije.
6. Ukoliko se žele promeniti generalije već postojeće firme, pritisnuti taster Ispravak i slediti uputstva u Unos ispravka agencije.

4.13.5.3. Rezultat

Štampa računa sa unetom izmenom firme ili njenih generalija.

4.13.6. Pregled i štampa specifikacije svih usluga

4.13.6.1. Svrha

Kod naplate računa može doći do zahteva od strane gosta da vidi detalje zaduživanja usluga po danima.

4.13.6.2. Procedura

1. Sa otvorenog računa gosta/sobe u tabelu Zaduženje sa bilo kojeg polja kliknuti desnim tasterom miša
2. Sa ponuđenog pomoćnog meni-a izabrati opciju Specifikacija po uslugama
3. Sa pomoćnog prozora kliknuti mišem na taster Štampa

4.13.6.3. Rezultat

Štampa specifikacije po svim uslugama koje učestvuju u računu.

4.13.7. Pregled i štampa specifikacije pojedinačne usluge

4.13.7.1. Svrha

Kod naplate računa može doći do zahteva od strane gosta da vidi detalje zaduživanja specifične usluge koja je (npr sporna).

4.13.7.2. Procedura

1. Sa otvorenog računa gosta/sobe u tabelu Zaduženje pronaći zapis usluge koja je sporna
2. Kliknuti desnim tasterom miša na polje tražene usluge
3. Sa ponuđenog pomoćnog meni-a izabrati opciju Detalji usluge: (npr.:SMEŠTAJ)
4. Sa pomoćnog prozora kliknuti mišem na taster Štampa

4.13.7.3. Rezultat

Štampa specifikacije za izabranu uslugu po danima i gostima.

4.13.8. Dodatno zaduživanje ekstra usluge

4.13.8.1. Svrha

Kod naplate računa može biti potrebno zadužiti još neku ekstra uslugu npr.: MINI BAR. Bilo bi nezgodno da se zbog toga napušta ekran računa, zaduži usluga pa vraća u račun.

4.13.8.2. Procedura

1. Sa otvorenog računa gosta/sobe u tabelu Zaduženje kliknuti desnim tasterom miša na bilo koje polje
2. Sa ponuđenog pomoćnog meni-a izabrati opciju Nova Zaduženja
3. Sa ekrana zaduženja uneti odgovarajuće iznose za usluge
4. Pritisnuti taster Izlaz

4.13.8.3. Rezultat

Uneto zaduženje će biti uneto među ostala zaduženja gosta i uvećati ukupno zaduženje.
NAPOMENA: Uneti iznos zaduženja je trajan bez obzira ako se se ekrana računa izađe na Izlaz ili odustane od naplate.

4.13.9. Izbor štampe računa sa ili bez specifikacije

4.13.9.1. Svrha

Kod naplate računa može doći do zahteva od strane gosta da se ne štampa specifikacija usluga već samo total računa.

4.13.9.2. Procedura

1. Sa otvorenog računa gosta/sobe u polje Specifikacija kliknuti mišem i promeniti status polja na prazno (prazna kućica)

4.13.9.3. Rezultat

Štampa računa bez specifikacije. Arhiva računa ostaje ne promenjena.

4.14. Naplata usluga prolaznom gostu

4.14.1.1. Svrha

Česte su situacije kada treba naplatiti usluge gostu koji ne odseda u hotelu nego je „u prolazu“. Pri tom treba obezbediti da se evidentiraju naplaćene usluge i eventualno naplati na firmu itd.

4.14.1.2. Preduslov

Startovan PMS.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za naplatu računa.

4.14.1.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana računa prolaznog gosta
- Podešavanje opcija za naplatu usluga
- Naplata

4.14.2. Otvaranje ekrana računa

4.14.2.1. Procedura

Iz otvorenog ekrana Žurnal
1. Kliknuti na taster Prolaz

4.14.3. Podešavanje opcija za naplatu usluga

4.14.3.1. Procedura

1. U polje Ime uneti ime i prezime i ostale podatke gosta na koga glasi račun (Unos nije obavezan)
2. Ukoliko se želi izabrati firma, uneti početna slova firme. Sa pomoćnog prozora izabrati traženu firmu. Ukoliko se želi uneti nova firma ili ispraviti podaci o postojećoj, pritisnuti taster +. (objašnjeno u delu Unos ispravka agencije)
3. Kliknuti na polje -> i izabrati uslugu sa spiska usluga

4. Na novo unetu stavku u tabeli duplo kliknuti ka kolonu Iznos
5. U polje za unos iznosa uneti željeni iznos stavke usluge i pritisnuti taster Enter

6. Ukoliko se želi dodati još neka usluga na listu, ponoviti akcije od 3. do 5.
7. Ukoliko se želi obrisati pogrešno uneta stavka, izabrati red koji je pogrešan i kliknuti na taster <-
8. Za izbor načina plaćanja, kliknuti desnim tasterom miša na polje naziva plaćanja i sa pomoćnog menia izabrati ponuđen naziv
9. Za slučaj da se zadužuje i naplaćuje usluga koja se sastoji od više artikala npr: MINIBAR unos artikala se vrši pojedinačno i to:

Pritiskom na taster Potvrdi vrši se zaduživanje i sumiranje usluge MINIBAR-a.

4.14.3.2. Rezultat

Podešeni detalji i stavke računa posle čega se može izvršiti naplata.

4.14.4. Naplata usluga

4.14.4.1. Procedura

1. Kliknuti na polje Naplata
2. Uneti šifru
3. Kliknuti na polje Potvrdi

4.14.4.2. Rezultat

Formiran i odštampan račun prolaznom gostu.

4.15. Zamrzavanje računa gosta

4.15.1.1. Svrha

Za slučaj da gost odlazi na nekoliko dana iz hotela a posle toga se vraća i nastavlja boravak još neko vreme i račun plaća na kraju drugog dela boravka, moguće je zamrznuti njegov boravak i zaduženja do trenutka povratka kada se odmrzava i nastavlja obračun zaduženja.
Osim ovoga moguće je i da se radi o nekom problemu koji recepcioner nije u stanju da reši (gost pobegao a nije platio, gost otišao a ne zna na koga treba da napravi račun i sl.) moguće je zamrznuti gosta i njegova zaduženja do trenutka dok se ne saznaju detalji kada se može odmrznuti i rešiti problem računa.
Mesto gde se čuva trag zamrzavanja je posebna lista u žurnalu (Prikaz: Zamrznuti) PM-account (zamrzivač). Otvaranje ekrana zamrznutog računa se vrši preko poziva opcije Račun/Odjava. Evidencija gostiju čiji je račun zamrznut je slična listi gostiju iz ekrana računa gostiju iz sobe.

4.15.1.2. Preduslov

Startovan H-Master.
Otvoren radni ekran Žurnal.

4.15.1.3. Procedura

1. Desni taster mišem na red gosta koga želimo zamrznuti
2. Sa pomoćnog menia odabrati Zamrzavanje boravka
3. Uneti lozinku za autorizaciju i kliknuti taster Potvrdi
Gost se odjavljuje (uklanja sa liste dnevnog žurnala - in house liste) i prebacuje u listu (Prikaz: Zamrznuti) kao jedan od gostiju na listi

4.15.1.4. Rezultat

Zamrznut gost – sva njegova zaduženja su zaustavljena i premeštena u PM-account čime je oslobođena njegova soba za izdavanje novom gostu.

4.15.2. Odmrzavanje računa gosta (vikend opcija)

4.15.2.1. Svrha

Zamrznute goste možemo odmrznuti ili vratiti njihova zaduženja i nastaviti sa praćenjem novih zaduženja za slučaj kada se gost posle nekoliko dana vrati nazad u hotel a najčešće je reč o gostima koji odlaze za vikend posle koga se vraćaju.

4.15.2.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Žurnal.

4.15.2.3. Procedura

1. Izbor iz Žurnala Prikaz: Zamrznuti
2. Otvara se ekran sa spiskom zamrznutih gostiju koji se mogu odmrznuti ili naplatiti
3. Na spisku pronaći željenog gosta ( dupli klik mišem na ime gosta daje detalje generalija za gosta radi lakšeg prepoznavanja)
4. Desnim tasterom miša na izabranog zamrznutog gosta izabrati opciju Odmrzavanje boravka gosta

5. U polje Prijava u sobu uneti broj sobe ako se gost ne vraća u sobu u kojoj je bio zamrznut
6. Pritisak na taster Potvrdi.

4.15.2.4. Rezultat

Gost je prijavljen i zaduženja prebačena iz PM-accounta u dnevni žurnal. Sistem ovakvu prijavu tretira kao bilo koju drugu, dakle uvećava broj gostiju, i uvećava broj dolazaka.

4.15.3. Naplata zamrznutih računa

Račune zamrznutih gostiju možemo naplatiti direktno iz liste zamrznutih pozivom na taster Račun/Odjava.

4.16. Dodeljivanje popusta gostu

4.16.1.1. Svrha

U bilo kom trenutku boravka moguće je određenom gostu ili gostima dodeliti popust.
Popusti su unapred definisani određenim procentima i može se izabrati samo jedan od njih.
U delu sistema koji definiše usluge je takođe prethodno postavljeno na koje usluge će sistem obračunavati popusta a na koje neće.

4.16.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Žurnal.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za dodelu popusta.

4.16.1.3. Procedura

1. Dvoklik na polje u redu - liniji gosta kome želimo dodeliti popust
2. Otvara se ekran rezervacije i detalja boravka u kome treba kliknuti na polje Popust ▼ čime se otvara padajući meni sa ponuđenim procentima popusta

3. Ili sa ekrana Zaduženja pod redom Popust uneti procenat popusta po želji ili od tekućeg dana ili od početka boravka u kolone Novi iznos odnosno Novi iznos od početka boravka.

4.16.1.4. Rezultat

Dodeljen je popust koji će se obračunati prilikom naplate na način definisanim u podešavanjima na koje usluge se obračunava popust.

4.17. Storno računa

4.17.1.1. Svrha

Ako dođe do greške koja se primeti posle izdavanja računa moguće je napraviti storno izdatog računa i formirati nov ispravan.
Storniranje je moguće samo na dnevnom nivou ili u posebnom ekranu arhive.
Ovu akciju mora da prati Nalog za Ispravku (NI obrazac) koji se odnosi na fiskalni račun.
Ova akcija se mora potvrditi (autorizovati) šifrom koja ima pravo storniranja.

4.17.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Žurnal.

4.17.1.3. Procedura

1. Kliknuti na polje Storno računa
2. Dobija se pregled danas izdatih računa iz koga se obeležava onaj koji se stornira
3. Pritiska se taster Storniranje

4. Unosi se odgovarajuća autorizacija

4.17.1.4. Rezultat

Storniran račun i zaduženja iz računa vraćena na zaduženje gosta i sobe u kojoj je gost.

4.18. Storno dolaska

4.18.1.1. Svrha

Posle prijave gosta, u toku istog dana jedino, moguće je napraviti storno dolaska koji se koristi u slučaju da gost odustane od boravka zbog nekog hitnog slučaja ili bilo kog drugog razloga.
Ovu akciju takođe mora da potvrdi neko sa šifrom višeg prioriteta.
Pregled svih ovih storniranja postoji i moguće ga je kasnije pregledati.

4.18.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Žurnal.

4.18.1.3. Procedura

1. Kliknuti na polje Storno dolaska
2. Dobija se ekran upozorenja Storniranje prijave – dolaska gosta:

3. Opciono se može odabrati varijanta storna dolaska sa aktiviranjem rezervcije i time vratiti situaciju kao pre prijave
4. Kliknuti na polje Potvrda

4.18.1.4. Rezultat

Storniran dolazak, gosta više nema u žurnalu kao ni njegovog zaduženja i opciono aktivirana rezervacija.

4.19. Pretraga gosta

4.19.1.1. Svrha

Pretraga gosta se može zatražiti iz nekoliko razloga a najčešće korišćeni su provera u kojoj sobi se trenutno nalazi neki gost, pregled detalja gosta iz arhive radi ažuriranja detalja u dnevnom žurnalu i pregled arhive gosta zbog pronalaženja starog računa ili napomene o gostu..

4.19.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Žurnal.

4.19.1.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana za pretragu
- Unos podataka za pretragu
- Pregled detalja

4.19.1.4. Rezultat

Pronađen željeni gost i pregledana njegova arhiva...

4.20. Otvaranje ekrana za pretragu

4.20.1.1. Svrha

Otvaranje ekrana za unos detalja rezervacije.
U zavisnosti od toga u kom radnom ekranu se nalazimo možemo odabrati način na koji otvaramo ekran za unos nove rezervacije.

4.20.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Žurnal.

4.20.1.3. Procedura

1. Kliknuti mišem na taster Arhiva gostiju
2. Uneti odgovarajuće podatke za pretragu

4.20.1.4. Rezultat

Otvoren ekran za pretragu.

4.21. Unos podataka za pretragu

4.21.1.1. Svrha

Unos podataka za osobu čiju arhivu želimo pogledati.

4.21.1.2. Preduslov

Otvoren radni ekran Žurnal.

4.21.1.3. Procedura

1. Uneti podatke u polje Ime
- dovoljno je uneti nekoliko početnih slova imena ukoliko neznamo tačno ime
- nije obavezno poputniti ovo polje
2. Uneti podatke u polje Prezime
- dovoljno je uneti nekoliko početnih slova prezimena ukoliko ne znamo tačno
- nije obavezno poputniti ovo polje
3. Kliknuti na polje Pretraga ->

4.21.2. Rezultat

Prikazuju se svi gosti koji sadrže podatke unete u pretragu u obliku tabele sa sledećim poljima.

4.22. Pregled detalja gosta

4.22.1.1. Svrha

Sa spiska gostiju koji su pronađeni sa unetim imenom ili prezimenom možemo izabrati gosta čije detalje iz arhive želimo videti.

4.22.1.2. Preduslov

Otvoren radni ekran Žurnal.

4.22.1.3. Procedura

1. Pronaći željenog gosta pomeranjem klizača sa desne strane ili strelicama gore-dole
2. Kliknuti desnim tasterom miša
3. Iz ponuđenog menija kliknuti na taster Detalji gosta

4.22.1.4. Rezultat

Prikaz detalja gosta

4.23. Pregled računa

4.23.1.1. Svrha

U slučaju da pronađeni gost trenutno boravi u hotelu može se pogledati status njegovog računa i eventualno formirati račun iz ovog ekrana.

4.23.1.2. Preduslov

Otvoren radni ekran Žurnal.

4.23.1.3. Procedura

1. Pronaći željenog gosta - pomeranjem klizača sa desne strane ili strelicama gore-dole
2. Kliknuti desnim tasterom miša
3. Iz ponuđenog menija kliknuti na taster Račun, otvara ekran računa

4.24. Prebacivanje naplate gostiju

4.24.1.1. Svrha

Često se dešava da je potrebno odjaviti gosta iz sobe, a da pri tom, plaćanje njegovih usluga plaća drugi prijavljeni.

4.24.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za naplatu računa.

4.24.1.3. Tok procesa

- Izbor odjave sa preuzimanjem ili - Potvrda akcije

4.24.2. Izbor odjave sa preuzimanjem

4.24.2.1. Procedura

Iz otvorenog ekrana Žurnal
1. Pronaći gosta koji se želi odjaviti sa preuzimanjem
2. Desnim tasterom miša kliknuti na izabranog gosta
3. Sa pomoćnog menia izabrati Odjava sa preuzimanjem
4. Izabrati taster OK kao potvrdu akcije
5. Sa pomoćnog ekrana sa spiskom gostiju, izabrati gosta koji će u potpunosti preuzeti sva preostala neplaćena zaduženja

6. Izabrati taster Potvrdi
7. Ponovo kliknuti na taster Potvrdi kao konačnu potvrdu odjave gosta

4.24.2.2. Rezultat

Odjavljen izabrani gost, a gost koji je preuzeo zaduženja ima dodatnu naplatu.

4.25. Prebacivanje zaduženja jednog gosta na drugog - Transfer

4.25.1.1. Svrha

Često se dešava da je potrebno prebaciti zaduženje jednog gosta na naplatu drugom, a da se pri tome ne stornira potrebna suma, naročito ako je zaduženje pristoglo iz drugog odelenja.

4.25.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za naplatu računa.

4.25.1.3. Tok procesa

- Izbor gosta za prebacivanje zaduženja
- Izbor gosta koji preuzima usluge i izbor usluga za transfer

4.25.2. Izbor ekrana za prebacivanje zaduženja

4.25.2.1. Procedura

Iz otvorenog ekrana Žurnal
1. Pronaći gosta kojem se želi prebciti zaduženje jedne ili više usluga
2. Desnim tasterom miša kliknuti na izabranog gosta
3. Sa pomoćnog menija izabrati Transfer zaduženja gostiju

4. Sa leve strane pomoćnog ekrana izabrati uslugu ili usluge čiji se iznos želi prebaciti na drugog gosta.(Ctrl ili Shift u kombinaciji sa mišem)
5. Pritiskom na taster Gost izabrati gosta koji preuzima usluge
6. Pritisnuti taster ->

7. Potvrditi izabrane usluge tasterom Potvrdi transfer

4.25.2.2. Rezultat

Uneti iznos zaduženja je prebačen na izabranog gosta i taj iznos u račun za naplatu.

4.26. Premeštanje gostiju iz jedne sobe u drugu

4.26.1.1. Svrha

Gosti se tokom boravka mogu preseliti iz sobe u sobu.
Ako je premeštanjem promenjen tip sobe koji ima drugu cenu smeštaja, gostima se može zadržati cena smeštaja ili od trenutka premeštanja dodeliti cena koja važi za tip sobe u koju su premešteni. Naravno ako je reč o nekom izuzetku može se izvršiti i ručna izmena cene smeštaja.

4.26.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Žurnal.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za prijavu gosta.

4.26.1.3. Procedura

1. Kliknuti na gosta koga želimo preseliti
2. Kliknuti na taster Premeštanje

3. Sa leve strane u polju Gosti nalazi se spisak gostiju
4. Klikom na željenog gosta (ime gosta se obeleži plavom bojom) obeležava se koji će gosti biti premešteni
5. Sa desne strane u polju Soba nalazi se spisak soba kako slobodnih tako i zauzetih
6. Klikom na broj sobe obeležava se soba u koju želimo premestiti goste

7. Ako želimo promenu cena kod premeštanja zbog drugačije cene koja važi za novu sobu kliknemo na polje Rekalkulacija i izaberemo Rekalkuliši cene.
8. Kliknuti na polje Potvrdi

4.26.1.4. Rezultat

Premešteni gosti.

4.27. Vraćanje pristiglih računa u F&B

4.27.1.1. Svrha

U F&B delu sistema se registruju računi za usluge aperitiv bara, kafea, restorana, noćnog kluba i sl. Ukoliko gost želi da usluge ovih delova sistema plati zajedno sa zaduženjima smeštaja i ostalim uslugama na front desku na kraju boravka, takvi računi se iz F&B sistema prebacuju na zaduženje sobe u PMS-u.
Usled greške u prebacivanju sobe ili usled promene želje gosta, moguće je doći u situaciju da je potrebno poništiti pristigli račun u Žurnalu recepcije i vratiti ga u sistem F&B radi preusmeravanja na drugi način plaćanja ili slično.

4.27.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Žurnal.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za preuzimanje računa.

4.27.1.3. Procedura

1. Sa pozicije Žurnala izabrati Storniranje F&B računa
2. Sa spiska preuzetih računa na pomoćnom ekranu izabrati račun ili račune za storniranje
3. Opciono je moguće preusmeriti F&B račun na drugu sobu ako je greška samo u broju sobe

4. Pritisnuti mišem taster Storniranje i potvrditi autorizacijom ili Poitisnuti taster Prebaci na drugog gosta i sa liste izabrati na koju sobu-gosta.

4.27.1.4. Rezultat

Preuzeti račun ili računi iz F&B modula su skinuti sa zaduženja u žurnalu recepcije i prebačeni u F&B na dalju obradu i promenu. NAPOMENA: Gostima koji su platili i odjavljeni, nije moguće vratiti zaduženje pre nego što se stornira celokupni račun gosta ili stornira odjava gosta.
OPCIJA: Moguće je sa istog ekrana za storniranje posle izabranog računa pritisnuti taster Prebaci na drugog gosta i prebaciti već preuzeti račun na drugog gosta sa izborne liste. Ovim se NE menjaju podaci u F&B sistemu.

4.28. Promena statusa pristiglom i gostu koji odlazi

4.28.1.1. Svrha

Česte su situacije kada treba promeniti status pristiglom gostu u status dnevnog odmora ili promene statusa gostu koji odlazi u status produženog i obrnuto.

4.28.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za naplatu računa.
Otvoren ekran Žurnal

4.28.1.3. Tok procesa

- Pronalaženje gosta
- Promena statusa na osnovu trenutnog
- Potvrda

4.29. Pronalaženje gosta

4.29.1.1. Procedura

a) Iz otvorenog ekrana Žurnal
1. Kursorima gore i dole ili uz pomoć miša, pronaći traženog gosta

4.30. Promena statusa na osnovu trenutnog

4.30.1.1. Procedura

1. Desnim tasterom miša kliknuti u red i bilo koju kolonu gosta
2. Sa pomoćnog menia izabrati ponuđenu akciju promene:
- Ako je trenutni status Prijavljen može se izabrati promena u Dnevni Odmor
- Ako je trenutni status Dnevni odmor može se izabrati promena u Pristigao
- Ako je trenutni status Odlazak može se izabrati promena u Produženo
- Ako je trenutni status IN HOUSE može se postaviti sa sistem obračuna Produženo na dan odlaska, ovim se dobija i pitanje po kom će cenovniku biti obračunat produženi boravak

4.30.1.2. Rezultat

Promena odmah stupa na snagu. Ukoliko se želi vratiti status na prvobitan, postupak se ponavlja izuzev promene iz Odlazak u Produženo.
- Status Produženo daje mogućnost zaračunavanja tekućeg dana za usluge na dnevnom nivou (Smeštaj,Doručak,Taksa…)
Promena statusa iz Produženo, nema smisla jer sama promena poništava gore pomenute usluge na nulu, tako da je iznos računa isti kao i pre promene. Ako se želi produžiti boravak gosta, tada se vrši promena datuma odlaska pa će sistem prebaciti status na IN-HOUSE.

4.31. Evidencija preuzetog depozita

4.31.1.1. Svrha

Kao jedna od uobičajenih funkcija na recepciji je i preuzimanje depozita gostiju kao garanciju ostanka gosta do plaćanja ili garanciju od eventualne štete.

4.31.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za naplatu računa.

4.31.1.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana Žurnal
- Izbor gosta i otvaranje ekrana za depozit
- Unos iznosa koji se ostavlja ili podiže
- Potvrda akcije
- Štampa potvrde

4.32. Izbor gosta i otvaranje ekrana za depozit

4.32.1.1. Procedura

Iz otvorenog ekrana Žurnal
1. Pronaći željenog gosta
2. Desnim tasterom miša kliknuti na izabranog gosta
3. Sa pomoćnog menia izabrati Depozit

4.32.1.2. Rezultat

Otvoren ekran depozita za izabranog gosta.

4.33. Unos iznosa koji se ostavlja ili podiže

4.33.1.1. Procedura

1. Sa ekrana depozita, pregledati stanje unetih depozita za gosta i izabrati taster Uplata ili Isplata
2. U pomoćni prozor uneti odgovarajuće informacije:
- datum uplate/isplate
- vreme uplate/isplate
- iznos depozita ili isplate
- datum do (do kad važi ili do kad je uplaćeno)
- Komentar
3. Kliknuti na taster Potvrdi

4.33.1.2. Rezultat

Gostu je evidentirana uplata ili isplata depozita.
NAPOMENA: Evidentirana uplata ili isplata NEMA uticaja na blagajnu ili pazar recepcionera. Depozit se obično vodi u posebnoj kasi.

4.34. Štampa potvrde uplate ili isplate depozita

4.34.1.1. Procedura

1. Sa ekrana depozita gosta dovede se kursor na uplatu ili isplatu za koju se želi štampa potvrde
2. Pritisne se mišem na taster Potvrda

4.34.1.2. Rezultat

Gostu je odštampana potvrda uplate ili isplate depozita.

4.35. Tipovi soba i kategorije

4.35.1.1. Svrha

Prvo je neophodno uneti tipove soba (jednokrevetna, dvokrevetna...) a posle toga se prelazi na unos soba i dodeljivanje tipa.
Na osnovu unetih tipova soba se pravi kasnije i cenovnik a u okviru cenovnika i opcije u slučaju izdavanja na primer dvokrevetne sobe jednom, dva ili tri gosta (u slučaju da postoji pomoćni ležaj).

4.35.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za unos novih soba.

4.35.1.3. Procedura

1. Iz menija u gornjem delu ekrana odabrati opciju Evidencija soba
2. Kliknuti na Tipovi soba – Kategorije
3. Otvara se ekran sa sledećim poljima

4. Klikniti na polje Unos nove za unos novog tipa sobe
- dobija se ekran u kome se popunjavaju polja iz tabele
- kliknuti na polje Potvrdi za prihvatanje unosa
5. Kliknuti na polje Ispravka za ispravljenje nekog od postojećih tipova
- dobija se ekran u kome se ažuriraju polja iz tabele
- kliknuti na polje Potvrdi za prihvatanje unosa
6. Kliknuti na polje Brisanje za brisanje nekog od tipova soba
- dobija se ekran za potvrdu brisanja
- kliknuti na polje Yes

4.35.1.4. Rezultat

Formirani su i ažurirani tipovi soba koji se kasnije dodeljuju konkretnim sobama i koriste za izradu cenovnika.

4.36. Definicija soba

4.36.1.1. Svrha

U ovom delu se unose konkretne sobe sa svojim brojevima kojima se pripisuju prethodno definisani tipovi soba kao i ostali detalji o statusu sobe, poziciji i sl.

4.36.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za unos novih soba.

4.36.1.3. Procedura

1. Iz menija u gornjem delu ekrana odabrati opciju Evidencija soba
2. Kliknuti na Sobe
3. Otvara se ekran sa sledećim poljima

4. Klikniti na polje Nova soba za unos nove sobe
- dobija se ekran u kome se popunjavaju polja iz tabele
- kliknuti na polje Potvrdi za prihvatanje unosa
5. Ispravka unetih podataka za sobu
- dvoklik na polje koje želimo promeniti
- kliknuti na ▼
- iz padajućeg menija kliknuti na željenu opciju

4.36.1.4. Rezultat

Unete sobe sa svojim detaljima koji pomažu pri rezervaciji i izboru sobe za gosta kao i kod obračuna cene usluga.

4.37. Trenutna grupna promena cene usluga

4.37.1.1. Svrha

U bilo kom trenutku je moguće određenim gostima grupe (gosti koji imaju isti master račun) promeniti cenu neke od usluga, a da se pri tome ne gubi vreme ponavljajući jedan isti proces za svakog gosta grupe.
Promena se reflektuje i na cenu tokom nastavka boravka (npr.: promena cena smeštaja).

4.37.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Žurnal.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za promenu cena.

4.37.1.3. Procedura

1. Izabere se prikaz (Prikaz: Master Račun) i odabere grupa tj. Master račun
2. Pritisnuti taster Zaduženja
3. U novo otvoren pomoćni prozor izabrati goste kojima se menjaju cene (miš, CTRL ili SHIFT)
4. U donjoj tabeli izvršiti prepravku željene usluge koja će važiti za sve goste

4.37.1.4. Rezultat

Promenjene cene usluga. Ove promene ne utiču na cenovnike koji su prethodno definisani i prijavom novog gosta primenjuju se cene iz cenovnika i postavke sistema.
Promenjena cena za grupu gostiju.

4.38. Unos Agencije ili Firme

4.38.1.1. Svrha

Unos nove Agencije ili Firme.

4.38.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za Unos Agencije ili Firme.

4.38.1.3. Procedura

- Kliknuti na opciju Servis iz menija, dobija se padajući meni
- Odabrati opciju Firme i Agencije
- Dobija se ekran za pretragu postojećih
- Odabrati polje Nov Unos
- Popuniti polja sa podacima nove Agencije
- Kliknuti na polje Potvrdi

4.38.1.4. Rezultat

Na spisku se pojavljuje Agencija koju smo uneli. Isto je moguće iz pomoćnog ekrana na svim mestima gde se poziva agencija ili organizacija preko tastera + , pritisnuti taster Nov Unos i dobiti isti ekran za unos nove.

4.39. Ispravka Agencije ili Firme

4.39.1.1. Svrha

Ispravka podataka postojeće Agencije ili Firme.

4.39.1.2. Preduslov

Startovan PMS. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za Unos Agencije ili Firme.

4.39.1.3. Procedura

- Kliknuti na opciju Servisne operacije iz menija, dobija se padajući meni
- Odabrati opciju Firme i Agencije
- Dobija se ekran sa spiskom postojećih
- Pronaći agenciju čije podatke želimo ispraviti
- Odabrati polje Ispravka
- Ipraviti ili dopuniti željena polja
- Kliknuti na polje Potvrdi

4.39.1.4. Rezultat

Na spisku se pojavljuje Agencija sa ispravljenim podacima.

4.40. Unos Cenovnika

4.40.1.1. Svrha

Formiranje Paketa – Cenovnika koji se primenjuju prilikom prijave gostiju. Cenovnici imaju period u kome su aktivni pa se mogu primenjivati u određenom periodu godine (sezonski) ili u vreme praznika a takođe se mogu formirati posebni cenovnici koji će se koristiti za određenu grupu (u periodu dok ta grupa boravi u hotelu) i više nikad.
Svaki cenovnik ima svoj set usluga koje mu se pridružuju i koje mogu imati različite cene što omogućava pripremu svih detalja o cenama pre prijave gosta

4.40.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za UnosCenovnika.

4.40.1.3. Procedura

Formiranje novog Paketa - Kliknuti na opciju Servis iz menija, dobija se padajući meni - Odabrati opciju Paketi - Cenovnik - Dobija se ekran sa spiskom postojećih:

- Kliknuti na polje Novi Cenovnik
- Popuniti Naziv paketa

- Kliknuti na polje Potvrdi (ovo formira novi paket i period njegovog važenja a za njega treba vezati cenovnik usluga koji se nalazi u donjem delu ekrana)
Formiranje Cenovnika
- Kliknuti na taster Nova usluga u paketu:

- Dobija se nov ekran sa uslugama na raspolaganju
- Izabrati uslugu i kliknuti na opciju Unesi
- Ponoviti ovu radnju dok ne formiramo sve usluge koje ovaj cenovnik treba da sadrži
Ovim je formiran novi Paket i novi Cenovnik sa nula vrednostima.

4.40.2. Kalkulacija cena prema tipu sobe i broju gostiju

Pre početka unosa pojedinačnih cena, treba imati u vidu broj ležajeva koji svaki od tipova soba poseduje. Ta definicija se nalazi pod Evidencija soba -> Tipovi soba – kategorije u koloni „Ležaja“:

- Kalkulacija za jednokrevetnu pod pretpostavkom da je ukupna cena za Noćenje sa doručkom u jednokrevetnoj sobi za jednog gosta (single use) bez BTO npr.: 3000,00, a da je pojedinačni iznos za doručak 500,00:

- Kalkulacija za dvokrevetnu za dva gosta pod pretpostavkom da je ukupna cena za Noćenje sa doručkom (double use) 5000,00, a da je pojedinačni iznos za doručak 500,00:

2x2000 + 2x500 = 5000
- U slučaju da je gost sam u dvokrevetnoj sobi:
- Za slučaj da se prijave dva ili više gostiju u jednokrevetnu sobu:

1x2500 + 1x500 + 1x1000 + 1x500 = 4500
S obzirom da jednokrevetna soba ima jedan ležaj, svaki sledeći gost dobija cenu pod kolonom Pom.Ležaj. To važi i za dvokrevetnu sobu sa tri ili više prijavljenih gostiju.

4.41. Ispravka Cenovnika

4.41.1.1. Svrha

Formirani Paketi – Cenovnici mogu se ispraviti menjanjem cena , dodavanjem ili brisanjem usluga a može se i ispraviti vreme trajanja Paketa, njegovog imena i sl.

4.41.1.2. Preduslov

Startovan PMS. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za Unos Cenovnika.

4.41.1.3. Procedura

Ispravka Paketa
- Kliknuti na opciju Servis iz menija, dobija se padajući meni
- Odabrati opciju Paketi - Cenovnik
- Dobija se ekran sa spiskom postojećih
- Kliknuti na polje Ispravka paketa
- Izmeniti polja
- Kliknuti na polje Potvrdi
Ispravka Cenovnika
Dodavanje nove usluge
- Kliknuti Nova usluga u paketu u donjem delu ekrana
- Dobija se ekran sa spiskom postojećih usluga
- Odabrati uslugu koju želimo dodati u cenovnik i kliknuti na Unesi
Brisanje usluge
- Kliknuti na Ukloni uslugu u donjem delu ekrana
Promena cene usluge
- Dvoklikom na polja pored usluga otvara se mogućnost unosa
- Kada se završi sa unosom kliknuti na polje Izlaz

4.41.1.4. Rezultat

Ispravljeni, dopunjeni i formirani Paket i Cenovnik.

4.42. Ažuriranje Master listi

4.42.1.1. Svrha

Master liste predstavljaju liste koje se pojavljuju u padajućim menijima koja pomažu u detaljnijem opisu nekih segmenata (rezervacije, prijave, seobe i sl).

4.42.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za Ažuriranje Master listi.

4.42.1.3. Procedura

Unos nove opcije u okviru liste
- Kliknuti na opciju Servis iz menija, dobija se padajući meni
- Odabrati opciju Master Liste Izbora
- Kliknuti na polje Tip liste
- Dobija se ekran sa spiskom postojećih
- Kliknuti na listu koju želimo ažurirati
- Kliknuti na polje Unos novog teksta
- Dvoklik na polje Text otvra mogućnost unosa novog teksta
Ispravka postojeće opcije u okviru liste
- Kliknuti na polje Tip liste
- Dobija se ekran sa spiskom postojećih
- Kliknuti na listu koju želimo ažurirati
- Dvoklik na polje Text otvra mogućnost unosa novog teksta
- Kada se završi sa ažuriranjem opcija master listi kliknuti na polje Izlaz

4.42.1.4. Rezultat

Formirana je nova lista opcija (vrednosti) za izabrani tip liste.

4.43. Vođenje kursne liste

4.43.1.1. Svrha

U slučaju da se želi vođenje cena i poslovanja u drugačijoj valuti od one koja se koristi prilikom naplate, prometa i računa, potrebno je uvesti naziv nove valute i voditi kursnu listu na dnevnom nivou. Time će biti moguće da se zaduženja, izveštaji za analize i cenovnik vodi u jednoj valuti npr.: EUR, a pazar, promet i komunikacija sa fiskalnim uređajem u drugoj npr.: RSD.

4.43.1.2. Preduslov

Startovan H-Master.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za izdavanje računa.

4.43.1.3. Procedura

1. Izbor opcije pod Servis – Kursna lista
2. Unos odgovarajućeg kursa:
3. Izbor na taster Potvrdi za potvrdu unetih kursnih odnosa.

4.43.1.4. Rezultat

Vođenje iznosa na recepciji tačno po kursu. Iznos na računu se obračunava uvek na dan naplate bez obzira kad su zaduženja uknjižena, izuzev za zaduženja vezana za F&B, Mini Bar ili ostale spoljne module, za koje se obračunavaju kursevi na dan prebacivanja računa na recepciju.
NAPOMENA: Ako se ne unese kursni odnos na dan, sistem podrazumeva da se nije menjao od poslednjeg unosa, pa će nastaviti tako da obračunava. Ukoliko se kurs unese i promeni u sredini izdavanja računa, sistem neće dozvoliti da eventualno promenjeni kurs utiče na ponovno štampanje računa ili pazar recepcionera, tj. sistem memoriše kurs za svaku stavku koja je izašla kao račun i koja je poslata u fiskalni uređaj.

4.44. Odobravanje pristiglih računa iz F&B

4.44.1.1. Svrha

U F&B delu sistema se registruju računi za usluge aperitiv bara, kafea, restorana, noćnog kluba i sl. Ukoliko gost želi da usluge ovih delova sistema plati zajedno sa zaduženjima smeštaja i ostalim uslugama na front desku na kraju boravka, takvi računi se iz F&B sistema prebacuju na zaduženje sobe u PMS-u.
Ovo prebacivanje se odvija automatski ili polluautomatski.
Atomatsko prebacivanje zadužuje sobu direktno bez potvrde od strane front deska PMS-a.
Poluautomatsko prebacivanje zahteva potvrdu od strane recepcionera i to tek kada konobar donese kopije računa na uvid. Pri izdavanju ovakvih računa u F&B gost je obavezan da potpiše kopiju koju će konobar odneti na kraju smene na recepciju. Ovo je kvalitetniji i sigurniji način zbog dvostruke provere i zaštite kako kuće tako i gosta od nesporazuma ili zloupotrebe.

4.44.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Žurnal.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za preuzimanje računa.

4.44.1.3. Procedura

1. Kliknuti na polje Restoran F&B
2. Otvara se ekran sa spiskom računa za preuzimanje. Sa desne strane se dobija uvid u detalje računa

3. Kliknuti na račun (račune) koji se preuzimaju ili obeležiti sve (Obeleži sve)
4. Kliknuti na polje Preuzmi

4.44.1.4. Rezultat

Preuzeti računi koje je konobar doneo na uvid. Ostali računi čekaju na preuzimanje kada sledeći put konobar donese kopije na uvid. Konobari se ne mogu razdužiti sve dok recepcija ne preuzme sve račune, niti gost odjaviti ako ima nepreuzetih računa.

4.45. Formiranje završnog računa

4.45.1.1. Svrha

Kod odlaska gosta iz hotela (check out) formira se završni račun koji sadrži sve usluge koje je gost koristio u periodu boravka i sve eventualne uplate na osvnovu kojih se pravi obračun preostalog dugovanja, odabir načina plaćanja ili podela računa na dva ili više manjih.
Završini račun se može formirati za jednog gosta, za sve goste iz jedne sobe ili za sve goste iz određene grupe.

4.45.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za naplatu računa.

4.45.1.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana računa
- Podešavanje opcija za naplatu
- Naplata računa

4.46. Otvaranje ekrana računa

4.46.1.1. Procedura

a) Iz otvorenog ekrana Žurnal
1. Dvoklik na polje gosta čiji pregled računa želimo videti
b) Iz otvorenog ekrana Žurnal - Šema zauzeća
1. Desni taster miša na polje sobe čiji pregled računa želimo videti pa izbor Račun

4.47. Podešavanje opcija za naplatu

4.47.1.1. Procedura

1. Kliknuti na polje Van računa ako se želi izbaciti gost iz naplate
2. Kliknuti na polje Dodaj gosta ako se želi priključiti gost u pregled naplate
3. Kliknuti na polje Dodaj sobu ako se želi priključiti soba u pregled naplate
4. Kliknuti na polje Dodaj grupu ako se želi pregled naplate određene grupe
5. U polje obračun zaduženja do uneti datum do kog želimo da vidimo pregled naplate

4.47.1.2. Rezultat

Podešeni detalji računa posle čega se može izvršiti podela (ako je potrebo) na više manjih račina i naplata.

4.48. Naplata kompletnog računa sa odjavom gosta

4.48.1.1. Svrha

Kod naplate kompletnog računa može se automatski odjaviti gost čime se oslobađa soba ili sobe i prestaju dalja zaduženja.

4.48.1.2. Procedura

1. Kliknuti na polje Sve
2. Prebacuju se sve usluge iz dela ekrana Zaduženje u deo ekrana Za naplatu
3. Kliknuti na polje Naplata i Odjava
4. Uneti šifru
5. Kliknuti na polje Potvrdi

4.48.1.3. Rezultat

Štampa računa po prethodno pripremljenom pregledu za oređene goste, sobu ili grupu i za određeni period, odjava gosta.

4.49. Naplata kompletnog računa bez odjave

4.49.1.1. Svrha

Naplata računa ne mora da povlači i odjavu gosta. U ovom slučaju vrši se naplata kompletnog računa gosta ali se on ne odjavljuje sve do trenutka njegovog stvarnog odlaska kada se može proveriti da li postoje nova zaduženja koja treba naplatiti.

4.49.1.2. Procedura

1. Kliknuti na polje Sve
2. Prebacuju se sve usluge iz dela ekrana Zaduženje u deo ekrana Za naplatu
3. Kliknuti na polje Naplata
4. Uneti šifru
5. Kliknuti na polje Potvrdi

4.49.1.3. Rezultat

Štampa računa po prethodno pripremljenom pregledu za oređene goste, sobu ili grupu i za određeni period bez odjave gosta.

4.50. Naplata dela računa bez odjave gosta

4.50.1.1. Svrha

Kod naplate računa može se podestiti način plaćanja ili postaviti kombinovani način plaćanja.

4.50.1.2. Procedura

1. Kliknuti uslugu koju želimo u polju Zaduženje
2. Kliknuti na polje ->
3. Prebacuju se usluge iz dela ekrana Zaduženje u deo ekrana Za naplatu (ukoliko je potrebno usluga se može vratiti klikom na taster <-)
4. Kliknuti na polje Naplata

4.50.1.3. Rezultat

Odvojen je deo računa koji se može još dodatno modifikovati (promeniti način plaćanja ili vratiti pa formirati ponovo) a koji će biti naplaćen zajedno sa ostalim delovima koji se formiraju.

4.51. Storniranje arhivskog računa i odjave u PM acc.

4.51.1.1. Svrha

U slučaju da se želi stornirati arhivski račun već odjavljenog gosta, moguće je potpuno stornirati račun iz arhive i pripadajuće goste prebaciti u PM account kao da su na dan odjave bili zamrznuti bez formiranja računa.

4.51.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za storniranje računa.

4.51.1.3. Tok procesa

- Poziv funkcije za storniranje arhivskih računa
- Izbor i poziv računa na osnovu kog se vrši storno
- Izbor opcije račun storno, gosta prebaci u PM (zamrzni)
- Potvrda izabranih parametara

4.51.1.4. Procedura

1. Iz sistemskog menia izabrati Dokumenti,
2. Izabrati opciju Storno računa iz arhive,
3. Uneti ili izabrati račun za storniranje,

4. Izabrati opciju Storniranje računa ili Storniranje računa sa zamrzavanjem gostiju, pritisnuti taster Storniranje.

4.51.1.5. Rezultat

Storniran račun, umanjen pazar na dan računa i gost ili gosti prebačeni u zamrznute ili samo storniran račun na dan računa.

4.52. Rekalkulacija cena

4.52.1.1. Svrha

Usled čestih promena osnovnih podataka gostiju ili cenovnika ili podataka vezanih za druge module, potrebno je izvršiti rekalkulaciju cena da bi sistem ponovo uzeo u obzir sve parametre vezane za gosta, sobu ili grupu.

4.52.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Žurnal.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za promenu usluga gostima.

4.52.1.3. Procedura

1. Pronaći gosta za koga se želi pokretanje rekalkulacije cena
2. Kliknuti desnim tasterom miša na pronađeno polje gosta (bez obzira na kolonu)
3. Sa pomoćnog meni-a izabrati opciju Promena Paketa-Cenovnika

4. Izabrati paket i datum od kog dana boravka gostiju će se rekalkulisati
5. Izabrati cilj promene: Gost – akcija će se odnositi samo na prikazanog gosta, Soba – akcija se odnosi na izabranu sobu ili Firma – akcija se odnosi na sve goste koji imaju izabranu firmu.
6. Opciono se mogu promeniti pansionske usluge i njihov redosled

4.52.1.4. Rezultat

Cene za izabranog gosta ili goste koji su izabrani su rekalkulisane.

5. Rezervacije

5.1. Formiranje nove pojedinačne rezervacije

5.1.1.1. Svrha

Rezervacija kapaciteta za određeni period za pojedinačne goste.
Tokom formiranja rezervacije treba uneti što više osnovnih podataka gostiju, koji će olakšati kasniju prijavu dolaska gosta (check in).
U detalje rezervacije unosimo i opciju (datum do koga treba potvrditi rezervaciju) i ukoliko bankovni sistem dozvoljava možemo uneti broj kreditne kartice radi rezervacije plaćanja u slučaju da se gost ne pojavi (no show).
Na osnovu svih unetih rezervacija dobijaju se liste dolazaka, pregled slobodnih soba, kao i mogućnost pregleda planiranih prihoda za naredni period.

5.1.1.2. Preduslov

Startovan PMS. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za unos nove rezervacije.

5.1.1.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana za unos rezervacije
- Unos podataka o nosiocu rezervacije
- Unos detalja rezervacije
- Potvrda rezervacije

5.1.1.4. Rezultat

Uneta nova rezervacija, moguće je kasnije pregledati detalje i po potrebi izmeniti bilo koji podatak.

5.2. Otvaranje ekrana za unos rezervacije

5.2.1.1. Svrha

Otvaranje ekrana za unos detalja rezervacije.
U zavisnosti od toga u kom radnom ekranu se nalazimo možemo odabrati način na koji otvaramo ekran za unos nove rezervacije.

5.2.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za formiranje rezervacije.

5.2.1.3. Procedura

a) Iz otvorenog ekrana Rezervacije
1. Kliknuti na polje Nova Rezervacija
2. Desni klik misa bilo gde na spisku rezervacija i sa menija odabrati Nova Rezervacija
b) Iz otvorenog ekrana Žurnal - Šema
1. Kliknuti na polje Nova Rezervacija
2. Dvoklik na polje tačnog datuma i broja sobe za koju se unosi rezervacija
c) Iz otvorenog ekrana Prodaja
1. Kliknuti na polje Nova Rezervacija
2. Dvoklik na polje tačnog datuma i tipa sobe za koju se unosi rezervacija

5.2.1.4. Rezultat

Otvoren ekran za unos nove rezervacije.

5.3. Unos podataka o nosiocu rezervacije

5.3.1.1. Svrha

Unos podataka za osobu na koju će glasiti rezervacija kao i unos podataka o firmi ili agenciji na koju glasi rezervacija. Nalazi se u gornjem delu ekrana i polja su uokvirena kako bi se izdvojila od ostalih podataka.

5.3.1.2. Preduslov

Otvoren ekran za unos nove rezervacije.

5.3.1.3. Procedura

Pozvati podatke iz arhive gostiju
1. Kliknuti na polje sa strelicom pored polja Prezime
2. Uneti podatke za pretragu Ime i/ili Prezime (dovoljno je uneti nekoliko početnih slova imena ili prezimena), Datum rođenja, Dokument, Državljanstvo, Soba, Datum dolaska ili Datum odlaska (uneti bilo koje od ovih polja) i kliknuti pa polje Pretraga
3. Kada se pronađe željeni gost iz arhive, Dvoklikom na liniju u kojoj se nalazi gost, prepisujemo podatke u polja nosioca rezervacije

5.4. Unos Firme - Agencije:

1. Kliknuti na polje Firma - Agencija i ukucati tačan naziv
2. Ako neznamo tačan naziv, ukucati nekoliko početnih a sistem će nam otvoriti novi ekran u kome će nam ponuditi agenciju čiji naziv počinje unetim slovima
3. Iz novog ekrana odabrati agenciju dvoklikom na njen naziv

5.4.1. Definisanje nove Firme - Agencije

1. Ako ne postoji agencija kliknuti na polje +, otvara se novi ekran sa spiskom postojećih
2. Odabrati polje Nov Unos
3. Popuniti sledeću tabelu

5.4.1.1. Rezultat

Uneti podaci za osobu na koju će glasiti rezervacija. To je ujedno i prvi gost koji je na rezervaciji.

5.5. Unos detalja rezervacije

5.5.1.1. Svrha

Osnovni podaci rezervacije su podeljeni na tri dela.
Deo sa Osnovnim podacima (datum dolaska – odlaska, opcija, tip sobe, paket...), deo sa Plaćanjem i specijalnim zahtevima i deo sa Ostalim detaljima i Komentarima

5.5.2. Osnovni podaci

5.5.3. Plaćanje i specijalni zahtevi

5.6. Lista gostiju

5.6.1.1. Svrha

Za unos dodatnih detalja gostiju (unosom nosioca rezervacije uneli smo i prvog gosta a ostalim sistem dodeljuje uopštena imena tipa Gost br 1...). U ovom delu ekranu moguće je i dodati ili ukloniti nekog od gostiju ili promeniti neki od podataka unetih za nosioca rezervacije.
Sva polja u ovom ekranu se otvaraju dvoklikom a podaci uneti u otvoreno polje se potvrđuju tasterom enter na tastaturi ili klikom na neko drugo polje u tabeli.
Polje Dodaj gosta služi za dodavanje gostiju, a polje Oduzmi gosta služi za uklanjanje gostiju.

5.7. Transport

5.7.1.1. Svrha

Unos podataka o vremenu dolaska i odlaska gosta kao i unos ostalih relevantnih podataka kao bi se gost sačekao i dovezao do hotela ili ispratio i odvezao do željene destinacije i predstavlja osnovu za izveštaj o tome koga treba sačekati ili ispratiti.
Detalji dolaska

Detalji dolaska

5.7.1.2. Rezultat

Uneti detalji rezervacije.

5.8. Potvrda rezervacije

5.8.1.1. Svrha

Unos unetih podataka u evidenciju rezervacija i štampa potvrde. Prethodno treba izvršiti proveru ispravnosti podataka i/ili štampanje teksta potvrde rezervacije.

5.8.1.2. Procedura

- Ukoliko se želi samo potvrditi unete podatke dovoljno je kliknuti na polje Potvrdi.
- Ukoliko se želi potvrditi unete podatke i odštampati potvrdu rezervacije osobi koja je zatražila rezervaciju, potrebno je kliknuti na taster Potvrda rezervacije.
Nakon informacije o novoj šifri rezervacije, dobija se ekran sa ponuđenim tekstom potvrde rezervacije.

5.9. Formiranje nove grupne rezervacije

5.9.1.1. Svrha

Rezervacija kapaciteta za određeni period za grupu gostiju može se napraviti unosom broja gostiju koji čine grupu kao i broj soba po tipovima koje se žele rezervisati. Ostali detalji se mogu uneti i kasnije.
Ukoliko postoji mogućnost, tokom formiranja rezervacije treba uneti što više osnovnih podataka gostiju, koji će olakšati kasniju prijavu dolaska gosta (check in).
U detalje rezervacije unosimo i opciju (datum do koga treba potvrditi rezervaciju).
Na osnovu svih unetih rezervacija dobijaju se liste dolazaka, pregled slobodnih soba, kao i mogućnost pregleda planiranih prihoda za naredni period.

5.9.1.2. Preduslov

Startovan PMS. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za formiranje rezervacije.

5.9.1.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana za unos rezervacije
- Unos podataka o nosiocu rezervacije
- Unos detalja rezervacije
- Potvrda rezervacije

5.9.1.4. Rezultat

Uneta nova rezervacija, moguće je kasnije pregledati detalje i po potrebi izmeniti bilo koji podatak.

5.10. Otvaranje ekrana za unos rezervacije

5.10.1.1. Svrha

Otvaranje ekrana za unos detalja rezervacije.
U zavisnosti od toga u kom radnom ekranu se nalazimo možemo odabrati način na koji otvaramo ekran za unos nove rezervacije.

5.10.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za formiranje rezervacije.

5.10.1.3. Procedura

- Iz otvorenog ekrana Rezervacije
1. Kliknuti na polje Nova Rezervacija
2. Desni klik misa bilo gde na spisku rezervacija i sa menija odabrati Nova Rezervacija
- Iz otvorenog ekrana Žurnal - Šema
1. Kliknuti na polje Nova Rezervacija
2. Dvoklik na polje tačnog datuma i broja sobe za koju se unosi rezervacija
- Iz otvorenog ekrana Prodaja
1. Kliknuti na polje Nova Rezervacija
2. Dvoklik na polje tačnog datuma i tipa sobe za koju se unosi rezervacija

5.10.1.4. Rezultat

Otvoren ekran za unos nove rezervacije.

5.11. Unos podataka o nosiocu rezervacije

5.11.1.1. Svrha

U slučaju unosa grupne rezervacije unosi se Naziv grupe koji postaje ime nosioca rezrvacije a detaljni podaci gostiju se unose na donjoj listi gostiju. Obavezno je pored imena grupe uneti i Firmu i-ili Agenciju.

5.11.1.2. Preduslov

Otvoren ekran za unos nove rezervacije.

5.11.1.3. Procedura

5.11.2. Unos Firme - Agencije

a. Kliknuti na polje Firma - Agencija i ukucati tačan naziv
b. Ako neznamo tačan naziv, ukucati nekoliko početnih slova i kliknuti na polje a sistem će nam otvoriti novi ekran u kome će nam ponuditi agenciju čiji naziv počinje unetim slovima
c. Iz novog ekrana odabrati agenciju dvoklikom na njen naziv

5.11.3. Definisanje nove Firme - Agencije

1. Ako ne postoji agencija kliknuti na polje , otvara se novi ekran sa spiskom postojećih
2. Odabrati polje Nov Unos
3. Popuniti sledeću tabelu

5.12. Unos detalja rezervacije

5.12.1. Svrha

Osnovni podaci rezervacije su podeljeni na tri dela.
Deo sa Osnovnim podacima (datum dolaska – odlaska, opcija, tip sobe, paket...), deo sa Plaćanjem i specijalnim zahtevima i deo sa Ostalim detaljima i Komentarima

5.12.1.1. Osnovni podaci

5.12.1.2. Plaćanje i specijalni zahtevi

5.13. Lista Gostiju

5.13.1.1. Svrha

U ovom ekranu se unosi struktura soba koje su rezervisane za grupu i na osnovu te strukture formira se lista gostiju sa mogućnošću unosa detalja za svakog gosta.
Sva polja u ovom ekranu se otvaraju dvoklikom a podaci uneti u otvoreno polje se potvrđuju tasterom enter na tastaturi ili klikom na neko drugo polje u tabeli.

5.13.1.2. Preduslov

- Otvoren ekran za unos nove rezervacije
- Unet naziv grupe
- Uneta Firma i-ili Organizacija

5.13.1.3. Struktura soba

- Formira se tako što se u kolonu Sobe, za željenu Kategoriju, upisuje broj potrebnih
- Pored kolone Soba nalazi se kolona Slobodno u kojoj vidimo broj slobodnih soba za svaku kategoriju
- U kolonu Single use uneti koliko će se od unetog broja određene kategorije koritsiti kao jednokrevetna
- U kolonu Double uneti koliko soba će biti zauzeto sa dva gosta
- U kolone Triple i Quad uneti odgovarajući broj soba triple i quad zauzeća.
Na kraju unosa kliknuti na polje Lista čime se u gornjem delu ekrana formira lista gostiju prema unetoj strukturi soba sa uopštenim imenima (Gost 1, Gost 2...) i istim datumima dolaska i odlaska prema unetom periodu u Osnovnim podacima a bez konkretnog broja sobe što se ažurira prema podacima iz sledeće tabele

Ukoliko se želi formirati master račun za grupu, moguće je uključiti opciju Formiraj Master. Sistem će automatski dodeliti uobičajeno rutiranje usluga gostiju. Ova opcija je dostupna samo kada se potvrdi grupna rezervacija. Detaljno objašnjenje rutiranja gostiju je objašnjeno u: PMS02.42 Recepcija Formiranje primena mastera
Posle unosa svih podataka na listi gostiju kliknuti na polje Povratak.

5.14. Transport

5.14.1.1. Svrha

Unos podataka o vremenu dolaska i odlaska gosta kao i unos ostalih relevantnih podataka kao bi se gost sačekao i dovezao do hotela ili ispratio i odvezao do željene destinacije i predstavlja osnovu za izveštaj o tome koga treba sačekati ili ispratiti.
Detalji dolaska

Detalji odlaska

5.14.1.2. Rezultat

Uneti podaci za grupnu rezervaciju.

5.15. Potvrda rezervacije

5.15.1.1. Svrha

Unos unetih podataka u evidenciju rezervacija i štampa potvrde. Prethodno treba izvršiti proveru ispravnosti podataka i/ili štampanje teksta potvrde rezervacije.

5.15.1.2. Procedura

- Ukoliko se želi samo potvrditi unete podatke dovoljno je kliknuti na polje Potvrdi.
- Ukoliko se želi potvrditi unete podatke i odštampati potvrdu rezervacije osobi koja je zatražila rezervaciju, potrebno je kliknuti na taster Potvrda rezervacije.
Nakon informacije o novoj šifri rezervacije, dobija se ekran sa ponuđenim tekstom potvrde rezervacije:
Sa ekrana potvrde rezervacije, je moguće promeniti tekst u Engleski uključenjem opcije On English, ponuđeni tekst se može korigovati i na kraju ili odštampati klikom na taster Štampa ili poslati na e-Mail koristeći podatke o imenu gosta i podatke o e-Mail adresi u podacima o osobi koja je zatražila rezervaciju.

Sa ekrana potvrde rezervacije, je moguće promeniti tekst u Engleski uključenjem opcije On English, ponuđeni tekst se može korigovati i na kraju ili odštampati klikom na taster Štampa ili poslati na e-Mail koristeći podatke o imenu gosta i podatke o e-Mail adresi u podacima o osobi koja je zatražila rezervaciju.

5.16. Potvrđivanje rezervacije

5.16.1.1. Svrha

Potvrđivanje rezervacije osigurava rezervisane kapacitete i rezervaciju stavlja u status Potvrđen.

5.16.1.2. Preduslov

Startovan PMS. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za storniranje rezervacije.

5.16.1.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana za ispravku rezervacije
- Promena statusa na Potvrđen
- Potvrda unetih podataka

5.16.1.4. Rezultat

Potvrđvanje rezervacije je zabeleženo u sistemu i postaje dostupno kompletnom sistemu.

5.17. Otvaranje ekrana za ispravku rezervacije

5.17.1.1. Svrha

U zavisnosti od toga u kom radnom ekranu se nalazimo možemo odabrati način na koji otvaramo ekran za ispravku rezervacije.

5.17.1.2. Preduslov

Startovan PMS. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za ispravljanje rezervacije.

5.17.1.3. Procedura

a) Iz otvorenog ekrana Rezervacije
1. Dvoklikom na Rezervaciju
2. Desni klik na rezervaciju pa iz menija odabrati opciju Detalji rezervacije
3. Kliknuti na rezervaciju pa na polje Detalji rezervacije
b) Iz otvorenog ekrana Žurnal - Šema
1. Svetlo zelenom ili svetlo crvenom bojom su obojeni gosti čiji se dolazak očekuje
2. Dvoklikom na polje gosta otvara se ekran za ispravku rezervacije

5.17.1.4. Rezultat

Otvoren je ekran sa detaljima rezervacije. Iz ovog ekrana je moguće izvršiti promenu ili dopunu podataka rezervacije.

5.18. Promena statusa na Potvrđen

5.18.1.1. Svrha

Polje Status nam govori o trenutnom statusu rezervacije kako bi znali da li je atktivna ili ne. Promenom statusa u Storniran automatski stavlja rezervaciju među neaktivne.

5.18.1.2. Preduslov

Otvoren ekran sa detaljima rezervacije. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za storniranje rezervacije.

5.18.1.3. Procedura

1. Kliknuti na polje Status
2. Iz padajućeg menija odabrati opciju Potvrđen

5.18.1.4. Rezultat

Ažuriran Status rezervacije.

5.19. Potvrda unetih podataka

5.19.1.1. Svrha

Posle promene statusa potrebno je potvrditi promenu statusa, posle čega podaci postaju dostupni i ostalim korisnicima sistema.

5.19.1.2. Procedura

- Kliknuti na polje Potvrdi.
- Dobija se poruka o tome da su izmene u našoj rezervaciji zabeležene
- Kliknuti na polje OK

5.19.1.3. Rezultat

Promena statusa je zapamćena i upisana tako da je dostupna svim korisnicima sistema.

5.20. Storniranje rezervacije

5.20.1.1. Svrha

Storno rezervacije oslobađa rezervisane kapacitete i rezervaciju stavlja u status Stornirana a obavezan je i unos razloga storniranja.
Rezervacija ostaje u sistemu radi evidencije ali se može ponovo aktivirati.

5.20.1.2. Preduslov

Startovan PMS. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za storniranje rezervacije.

5.20.1.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana za ispravku rezervacije
- Promena statusa i izbor razloga storniranja
- Potvrda unetih podataka

5.20.1.4. Rezultat

Storno rezervacije je zabeležen u sistemu, zauzeti kapaciteti se oslobađaju i evidentirano storno postaje dostupno kompletnom sistemu.

5.21. Otvaranje ekrana za ispravku rezervacije

5.21.1.1. Svrha

U zavisnosti od toga u kom radnom ekranu se nalazimo možemo odabrati način na koji otvaramo ekran za ispravku rezervacije.

5.21.1.2. Preduslov

Startovan PMS. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za ispravljanje rezervacije.

5.21.1.3. Procedura

a) Iz otvorenog ekrana Rezervacije
1. Dvoklikom na Rezervaciju
2. Desni klik na rezervaciju pa iz menija odabrati opciju Detalji rezervacije
3. Kliknuti na rezervaciju pa na polje Detalji rezervacije
b) Iz otvorenog ekrana Žurnal - Šema
1. Svetlo zelenom ili svetlo crvenom bojom su obojeni gosti čiji se dolazak očekuje
2. Dvoklikom na polje gosta otvara se ekran za ispravku rezervacije

5.21.1.4. Rezultat

Otvoren je ekran sa detaljima rezervacije. Iz ovog ekrana je moguće izvršiti promenu ili dopunu podataka rezervacije.

5.22. Promena statusa i izbor razloga storniranja

5.22.1.1. Svrha

Polje Status nam govori o trenutnom statusu rezervacije kako bi znali da li je atktivna ili ne. Promenom statusa u Storniran automatski stavlja rezervaciju među neaktivne.

5.22.1.2. Preduslov

Otvoren ekran sa detaljima rezervacije. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za storniranje rezervacije.

5.22.1.3. Procedura

1. Kliknuti na polje Status
2. Iz padajućeg menija odabrati opciju Stornirano
3. Kliknuti na polje Razlog storna (ovo polje postaje obavezno)
4. Iz padajućeg menija odabrati neku od ponuđenih opcija

5.22.1.4. Rezultat

Ažuriran Status rezervacije.

5.23. Potvrda storniranja

5.23.1.1. Svrha

Posle promene statusa i odabira razloga storna potrebno je potvrditi storniranje, posle čega podaci postaju dostupni i ostalim korisnicima sistema.

5.23.1.2. Procedura

- Kliknuti na polje Potvrdi.
- Dobija se poruka o tome da su izmene u našoj rezervaciji zabeležene
- Kliknuti na polje OK

5.23.1.3. Rezultat

Storniranje je zapamćeno i upisano tako da je dostupno svim korisnicima sistema.

5.24. Formiranje nove Walk-In rezervacije

5.24.1.1. Svrha

Direktna prijava gosta na recepciji, u sistemima koji imaju obavezu pravljenja rezervacije za svakog gosta, pravi se takozvanom Walk-In rezervacijom, koja jednim kokrakom napravi dve radnje: rezervaciju i prijavu gosta.

5.24.1.2. Preduslov

Startovan PMS. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za unos nove rezervacije.

5.24.1.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana za unos rezervacije
- Unos podataka o nosiocu rezervacije
- Unos detalja rezervacije
- Potvrda rezervacije

5.24.1.4. Rezultat

Uneta nova rezervacija i prijavljen gost.

5.25. Otvaranje ekrana za unos rezervacije

5.25.1.1. Svrha

Otvaranje ekrana za unos detalja rezervacije.
U zavisnosti od toga u kom radnom ekranu se nalazimo možemo odabrati način na koji otvaramo ekran za unos nove rezervacije.

5.25.1.2. Preduslov

Startovan PMS. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za formiranje rezervacije.

5.25.1.3. Procedura

a) Iz otvorenog ekrana Rezervacije
1. Kliknuti na polje Nova Rezervacija
2. Desni klik misa bilo gde na spisku rezervacija i sa menija odabrati Nova Rezervacija
b) Iz otvorenog ekrana Žurnal - Šema
1. Kliknuti na polje Nova Rezervacija
2. Dvoklik na polje tačnog datuma i broja sobe za koju se unosi rezervacija
c) Iz otvorenog ekrana Prodaja
1. Kliknuti na polje Nova Rezervacija
2. Dvoklik na polje tačnog datuma i tipa sobe za koju se unosi rezervacija

5.25.1.4. Rezultat

Otvoren ekran za unos nove rezervacije.

5.26. Unos podataka o nosiocu rezervacije

5.26.1.1. Svrha

Unos podataka za osobu na koju će glasiti rezervacija kao i unos podataka o firmi ili agenciji na koju glasi rezervacija. Nalazi se u gornjem delu ekrana i polja su uokvirena kako bi se izdvojila od ostalih podataka.

5.26.1.2. Preduslov

Otvoren ekran za unos nove rezervacije.

5.26.1.3. Procedura

Pozvati podatke iz arhive gostiju
1. Kliknuti na polje sa strelicom pored polja Prezime
2. Uneti podatke za pretragu Ime i/ili Prezime (dovoljno je uneti nekoliko početnih slova imena ili prezimena), Datum rođenja, Dokument, Državljanstvo, Soba, Datum dolaska ili Datum odlaska (uneti bilo koje od ovih polja) i kliknuti na polje Pretraga
3. Kada se pronađe željeni gost iz arhive, Dvoklikom na liniju u kojoj se nalazi gost, prepisujemo podatke u polja nosioca rezervacije

5.26.2. Unos Firme - Agencije:

1. Kliknuti na polje Firma - Agencija i ukucati tačan naziv
2. Ako neznamo tačan naziv, ukucati nekoliko početnih slova i kliknuti na polje a sistem će nam otvoriti novi ekran u kome će nam ponuditi agenciju čiji naziv počinje unetim slovima
3. Iz novog ekrana odabrati agenciju dvoklikom na njen naziv

5.26.3. Definisanje nove Firme - Agencije:

1. Ako ne postoji agencija kliknuti na polje , otvara se novi ekran sa spiskom postojećih
2. Odabrati polje Nov Unos
3. Popuniti sledeću tabelu

5.26.3.1. Rezultat

Uneti podaci za osobu na koju će glasiti rezervacija. To je ujedno i prvi gost koji je na rezervaciji.

5.27. Unos detalja rezervacije

5.27.1.1. Svrha

Osnovni podaci rezervacije su podeljeni na tri dela.
Deo sa Osnovnim podacima (datum dolaska – odlaska, opcija, tip sobe, paket...), deo sa Plaćanjem i specijalnim zahtevima i deo sa Ostalim detaljima i Komentarima

5.28. Osnovni podaci

Najbitnije je polje Statusa postaviti na Walk – in što će dozvoliti direktnu prijavu gostiju

5.29. Plaćanje i specijalni zahtevi

5.30. Lista Gostiju

5.30.1.1. Svrha

Za unos dodatnih detalja gostiju (unosom nosioca rezervacije uneli smo i prvog gosta a ostalim sistem dodeljuje uopštena imena tipa Gost br 1...) služi nam polje Lista gostiju. U ovom ekranu moguće je i dodati ili ukloniti nekog od gostiju ili promeniti neki od podataka unetih za nosioca rezervacije.
Sva polja u ovom ekranu se otvaraju dvoklikom a podaci uneti u otvoreno polje se potvrđuju tasterom enter na tastaturi ili klikom na neko drugo polje u tabeli.
Polje Dodaj gosta služi za dodavanje gostiju, a polje Oduzmi gosta služi za uklanjanje gostiju.

Posle unosa svih podataka na listi gostiju kliknuti na polje Povratak.

5.31. Transport

5.31.1.1. Svrha

Unos podataka o vremenu dolaska i odlaska gosta kao i unos ostalih relevantnih podataka kao bi se gost sačekao i dovezao do hotela ili ispratio i odvezao do željene destinacije i predstavlja osnovu za izveštaj o tome koga treba sačekati ili ispratiti.

Detalji dolaska

Detalji odlaska

5.31.1.2. Rezultat

Uneti detalji rezervacije.

5.32. Prijava gostiju

5.32.1.1. Svrha

Potvrda unetih podataka iz rezervacije i prijava gosta. Prethodno treba izvršiti proveru ispravnosti podataka.

5.32.1.2. Procedura

- Kliknuti na polje Prijava koje se nalazi u donjem levom uglu.
- Otvara se ekran Prijava.
- Na ekranu se dobija spisak gostiju koji su uneti u rezervaciji i pored svakog od njih stoji kontrolni znak da li su podaci spremni za prijavu: za Ispravno i da podaci nisu u potpunosti popunjeni.
Ukoliko nisu, duplim klikom se mogu dodatno ažurirati.
- Kliknuti na polje Prijava

5.32.1.3. Rezultat

Prijavljeni gosti na osnovu rezervacije sa statusom Walk - in.

5.33. Unos i ispravka rutiranja usluga

5.33.1.1. Svrha

Rutiranje usluga predstavlja šemu koje će se usluge gosta naplatiti grupnim računom (Master bill) a koje će usluge gost platiti sam.
Ova opcija postoji samo za grupne rezervacije a moguće je izvršiti promenu rutiranja i posle prijave gostiju.
Ova opcija je dostupna za već unete rezervacije (nije dostupna tokom unosa nove rezervacije).

5.33.1.2. Preduslov

Startovan PMS. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za ispravku rezervacije. Grupna rezervacija uneta u sistem.

5.33.1.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana za ispravku rezervacije
- Otvaranje ekrana Rutiranje
- Unos i izmena podataka o rutiranju usluga
- Potvrda rutiranja

5.33.1.4. Rezultat

Ispravljeni podaci su zabeleženi i postaju dostupni kompletnom sistemu.

5.34. Otvaranje ekrana za ispravku rezervacije

5.34.1.1. Svrha

U zavisnosti od toga u kom radnom ekranu se nalazimo možemo odabrati način na koji otvaramo ekran za ispravku rezervacije.

5.34.1.2. Preduslov

Startovan PMS. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za ispravljanje rezervacije.

5.34.1.3. Procedura

a) Iz otvorenog ekrana Rezervacije
1. Dvoklikom na Rezervaciju
b) Iz otvorenog ekrana Žurnal
1. Kliknuti na polje Dolasci
2. Dobija se spisak svih gostiju čiji se dolazak očekuje na osnovu rezervacija
3. Dvoklikom na gosta otvara se ekran za ispravku rezervacije
c) Iz otvorenog ekrana Žurnal - Šema
1. Svetlo crvenom bojom su obojen grupne rezervacije
2. Dvoklikom na bilo koje polje sa nazivom željene grupe otvara se ekran za ispravku rezervacije

5.34.1.4. Rezultat

Otvoren je ekran sa detaljima rezervacije. Iz ovog ekrana je moguće izvršiti promenu ili dopunu podataka rezervacije.

5.35. Otvaranje ekrana Rutiranje

5.35.1.1. Svrha

Ekran rutiranja prikazuje spisak gostiju koji su najavljeni u okviru grupe i daje mogućnost podešavanja koje će se usluge usmeriti na grupni račun (master bill) a koje će gost platiti sam kod odjave.

5.35.1.2. Preduslov

Otvoren ekran za ispravku rezervacije.

5.35.1.3. Procedura

a) Kliknuti na polje Master Račun (otvara se ekran Lista Master računa)
b) Izabrati odgovarajući master račun
c) Kliknuti na taster Detalji ili desni taster miša pa Detalji

5.35.1.4. Rezultat

Otvoren je ekran u kome se vrši unos ili promena rutiranja usluga.

5.36. Unos i izmena podataka o rutiranju usluga

5.36.1.1. Svrha

Unos ili promena podataka pojedinačno za gosta ili postavljanje iste šeme za sve goste.
U delu ekrana Gosti nalazi se Spisak gostiju koji pripadaju grupi.
U delu ekrana Usluge nalazi se spisak usluga koje gost Plaća sam.
U delu ekrana Master račun nalazi se spisak usluga koje su usmerene na Grupni račun.

5.36.1.2. Preduslov

Otvoren ekran Rutiranje.

5.36.1.3. Procedura

a) Otvoren ekran detalja Master računa:
- Kliknuti na taster Rutiranje
- Iz dela ekrana Usluge obeležiti uslugu koju želimo usmeriti sa individualnog računa na grupni račun
- Kliknuti na polje sa jednom strelicom na desno (između dela ekrana usluge i master račun) ili
- Iz dela ekrana Master račun obeležiti uslugu koju želimo ukloniti sa grupnog računa i prebaciti na individualni račun
- Kliknuti na polje sa jednom strelicom na levo (između dela ekrana usluge i master račun)
Postupak ponoviti za sve goste kojima želimo postaviti šemu.
b) Postavljanje Default programa
Ovo je raspored koji svi gosti dobijaju automatski posle formiranja rezervacije i on podrazumeva da su usluge
SMEŠTAJ,
DORUČAK,
RUČAK,
VEČERA,
BORAVIŠNA TAKSA i
OSIGURANJE
usmerene na grupni račun a ostale uluge gost plaća sam - Kliknuti na polje Default program i svi gosti dobijaju podrazumevano rutiranje
c) Postavljanje programa Svi gosti, sve usluge
Ovo je raspored koji usmerava sve usluge gostiju na grupni račun
- Kliknuti na polje Svi gosti, sve usluge
d) Postavljanje programa Kopiraj za sve goste
Ovo je raspored koji kopira postavljenu šemu za jednog gosta na sve ostale goste iz grupe
- Kliknuti na jednog gosta
- Odabrati usluge koje će biti usmerene na grupni račun ili skloniti neke usluge sa grupnog računa
- Kliknuti na polje Kopiraj za sve goste

5.36.1.4. Rezultat

Postavljena je šema usmeravanja usluga za goste iz željene grupe.

5.37. Potvrda rutiranja

5.37.1.1. Svrha

Posle postavljanja šeme neophodno je napraviti potvrdu posle čega će sve izmene biti sačuvane i dostupne svim korisnicima sistema.

5.37.1.2. Procedura

- Kliknuti na polje Potvrdi.
- Vraća nam se ekran Detalji Master računa
- Vraća nam se ekran Liste Master računa
- Kliknuti na polje Potvrdi

5.37.1.3. Rezultat

Izmena je zapamćena i upisana tako da je dostupna svim korisnicima sistema, posle čega je mogu koristiti za dalje operacije.

5.38. Pretraga za rezervacijom

5.38.1.1. Svrha

Pretraga za rezervacijom se može zatražiti iz nekoliko razloga a najčešće korišćeni su provera da li je tražena rezervacija uneta, sadrži određene podatke ili na zahtev gosta, vrše određene izmene u podacima rezervacije.

5.38.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Rezervacije.

5.38.1.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana za pretragu
- Unos podataka za pretragu
- Pregled detalja

5.38.1.4. Rezultat

Pronađena željena rezervacija i pregledani detalji.

5.39. Otvaranje ekrana za pretragu

5.39.1.1. Svrha

Otvaranje ekrana za unos kriterijuma pretrage.

5.39.1.2. Preduslov

Startovan PMS. Otvoren radni ekran Rezervacije.

5.39.1.3. Procedura

1. Kliknuti mišem na polje Pretraga

5.39.1.4. Rezultat

Otvoren ekran za pretragu.

5.40. Unos podataka za pretragu

5.40.1.1. Svrha

Unos podataka za rezervaciju čiju arhivu želimo pogledati.

5.40.1.2. Preduslov

Otvoren radni ekran Pretraga za rezervacijom.

5.40.1.3. Procedura

1. Uneti podatke u polje Gost
- dovoljno je uneti nekoliko početnih slova imena ukoliko ne znamo tačno ime
- nije obavezno poputniti ovo polje
2. Uneti podatke u polje Organizacija - Agencija
- dovoljno je uneti nekoliko početnih slova, ukoliko ne znamo tačno, sa pomoćnog ekrana organizacija možemo izabrati traženu Organizaciju
- nije obavezno poputniti ovo polje
3. Datumski period od i do - nije obavezno
4. Broj rezervacije - nije obavezno
5. Uneti da li je rezervacija pod opcijom – nije obavezno
6. Uneti podatak o Nazivu grupe (za grupne rezervacije) - nije obavezno
7. Kliknuti na polje Pretraga ->

5.40.1.4. Rezultat

Prikazuju se sve rezervacije koje sadrže podatke unete u kriterijumu pretrage u obliku tabele sa sledećim poljima:

5.41. Pregled detalja rezervacije

5.41.1.1. Svrha

Sa spiska rezervacija koje su pronađene možemo izabrati onu čije detalje iz arhive želimo videti.

5.41.1.2. Preduslov

Otvoren radni ekran Rezervacije.

5.41.1.3. Procedura

1. Pronaći željenu rezervaciju pomeranjem klizača sa desne strane ili strelicama gore-dole
2. Duplo kliknuti mišem

5.41.1.4. Rezultat

Sistem pozicionira kursor na poziciju izabranu u listi rezervacija.

5.42. Izveštaj rezervacija

5.42.1.1. Svrha

Kontrolom formiranih rezervacija za datumski period, možemo dobiti pregled dolazaka gostiju za period.
Ovaj pregled se može zatražiti biranjem svih statusa rezervacija ili samo pojedinačno.

5.42.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Rezervacija.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za pristup rezervacijama.

5.42.1.3. Procedura

1. Kliknuti na taster Izveštaji
2. U datumskim poljima uneti datumski period izveštaja
3. U polju statusa eventualno izabrati željeni status ili ostaviti “Svi statusi”
4. Kliknuti na taster Potvrdi

5.42.1.4. Rezultat

Formiran izveštaj rezervacija za period i status sa kolonama:

5.43. Ispravljanje podataka rezervacije

5.43.1.1. Svrha

Ispravka unetih podataka je moguća sve do trenutka prijave gosta.

5.43.1.2. Preduslov

Startovan PMS. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za ispravku rezervacije.

5.43.1.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana za ispravku rezervacije
- Provera, promena i dodavanje detalja rezervacije
- Kontrola arhive promena rezervacije
- Potvrda unetih podataka

5.43.1.4. Rezultat

Ispravljeni podaci su zabeleženi i postaju dostupni kompletnom sistemu.

5.44. Otvaranje ekrana za ispravku rezervacije

5.44.1.1. Svrha

U zavisnosti od toga u kom radnom ekranu se nalazimo možemo odabrati način na koji otvaramo ekran za ispravku rezervacije.

5.44.1.2. Preduslov

Startovan PMS. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za ispravljanje rezervacije.

5.44.1.3. Procedura

a) Iz otvorenog ekrana Rezervacije
1. Dvoklikom na Rezervaciju
2. Desni klik na rezervaciju pa iz menija odabrati opciju Detalji rezervacije
3. Kliknuti na rezervaciju pa na polje Detalji rezervacije
b) Iz otvorenog ekrana Žurnal
1. Kliknuti na polje Dolasci
2. Dobija se spisak svih gostiju čiji se dolazak očekuje na osnovu rezervacija
3. Dvoklikom na gosta otvara se ekran za ispravku rezervacije
c) Iz otvorenog ekrana Žurnal - Šema
1. Svetlo zelenom ili svetlo crvenom bojom su obojeni gosti čiji se dolazak očekuje
2. Dvoklikom na polje gosta otvara se ekran za ispravku rezervacije

5.44.1.4. Rezultat

Otvoren je ekran sa detaljima rezervacije. Iz ovog ekrana je moguće izvršiti promenu ili dopunu podataka rezervacije.

5.45. Provera, promena i dodavanje detalja rezervacije

5.45.1.1. Svrha

Ukoliko prilikom rezervacije nije unet neki od podataka (npr. tačan broj sobe) ili ako je unet pogrešno ili je promenjen iz nekog razloga, može se ažurirati u ovom koraku. Neki podaci se mogu promeniti ili dodati i kasnije iz žurnala (datum rođenja, broj lične karte ili pasoša i sl.)

5.45.1.2. Preduslov

Otvoren ekran sa detaljima rezervacije.

5.45.1.3. Procedura

Klikom na neko od polja koje želimo promeniti otvaramo mogućnost unosa ili promene već unetih podataka koji su detaljnije objašnjeni u poglavlju Formiranje nove rezervacije.
Kod promene šeme soba u grupnoj rezervaciji (broja soba određenog tipa, koje su rezervisane za odabranu grupu) u delu ekrana Lista gostiju, neophodno je kliknuti na polje Formiraj listu kako bi se prema novoj šemi izmenila lista gostiju (ova akcija neće obrisati podatke za već unete goste već će samo dopuniti novim).
Dodatno podešavanje broja gostiju po sobama moguće je postići i koristeći tastere Dodaj gosta i Oduzmi gosta, koji zavisno od pozicije kursora na listi dodaju ili oduzimaju goste iz odgovarajuće sobe.

Kod promene datuma dolaska ili odlaska pojedinačnih gostiju, kao i njihovih imena, cenovnika, državljanstva i pola (uzrasta) na Lista gostiju, nije potrebno kliknuti na polje Formiraj listu jer se ovim ne menja raspored gostiju po sobama.
Ako se želi može se pritiskom na taster Detalji dobiti pomoćni prozor sa detaljima o svim ispravkama vezanim sa rezervaciju: datum, vreme, recepcioner, šta je promenjeno.

5.45.1.4. Rezultat

Ažurirani su detalji rezervacije.

5.46. Potvrda unetih podataka

5.46.1.1. Svrha

Posle promene svih pojedinačnih polja potrebno je potvrditi kompletnu promenu rezervacije, posle čega podaci postaju dostupni i ostalim korisnicima sistema.

5.46.1.2. Procedura

- Kliknuti na polje Potvrdi.
- Dobija se poruka o tome da su izmene u našoj rezervaciji zabeležene
- Kliknuti na polje OK

5.46.1.3. Rezultat

Izmena je zapamćena i upisana tako da je dostupna svim korisnicima sistema, posle čega je mogu koristiti za dalje operacije.

5.47. Izveštaj dnevnik rezervacija

5.47.1.1. Svrha

Kontrolom formiranja rezervacija za dan, možemo dobiti pregled koje i kojim redom su, za dan, formirane rezervacije.

5.47.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Otvoren radni ekran Rezervacija.
Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za pristup rezervacijama.

5.47.1.3. Procedura

1. Kliknuti na taster Dnevnik
2. U datumsko polje uneti željeni datum
3. Kliknuti na taster Potvrdi

5.47.1.4. Rezultat

Formiran izveštaj dnevnik rezervacija za dan sa kolonama:

5.48. Postavljanje opcije i potvrđivanje rezervacije

5.48.1.1. Svrha

Opcija rezervacije predstavlja datum do koga je neophodno potvrditi rezervaciju na neki od prethodno dogovorenih načina (slanjem potvrde o uplati, rezervacijom sredstava na računu itd).
Ako gost potvrdi rezervaciju potrebno je promeniti status rezervacije u Potvrđen i štampati potvrdu koja se šalje nosiocu rezervacije.
Posle isteka opcije rezervacije (u zavisnosti od podešavanja sistema) moguća su dva scenarija:
- Sistem automatski prebacuje status rezervacije na Istekao i oslobađa kapacitete za druge goste
- Sistem ne menja status, već se od operatera očekuje da napravi promenu, ukoliko je to potrebno, bilo da se potvrđuje ili otkazuje rezervacija

5.48.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za izmenu rezervacije.

5.48.1.3. Tok procesa

- Otvaranje ekrana za ispravku rezervacije
- Postavljanje opcije rezervacije
- Potvrda postavljene opcije

5.48.1.4. Rezultat

Rezervaciji je postavljen status koji postaje dostupan kompletnom sistemu.

5.49. Otvaranje ekrana za ispravku rezervacije

5.49.1.1. Svrha

U zavisnosti od toga u kom radnom ekranu se nalazimo možemo odabrati način na koji otvaramo ekran za ispravku rezervacije.

5.49.1.2. Preduslov

Startovan H-Master. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za ispravljanje rezervacije.

5.49.1.3. Procedura

a) Iz otvorenog ekrana Rezervacije
1. Dvoklikom na Rezervaciju
2. Desni klik na rezervaciju pa iz menija odabrati opciju Detalji rezervacije
3. Kliknuti na rezervaciju pa na polje Detalji rezervacije
b) Iz otvorenog ekrana Žurnal
1. Kliknuti na polje Dolasci
2. Dobija se spisak svih gostiju čiji se dolazak očekuje na osnovu rezervacija
3. Dvoklikom na gosta otvara se ekran za ispravku rezervacije
c) Iz otvorenog ekrana Žurnal - Šema
1. Svetlo zelenom ili svetlo crvenom bojom su obojeni gosti čiji se dolazak očekuje
2. Dvoklikom na polje gosta otvara se ekran za ispravku rezervacije

5.49.1.4. Rezultat

Otvoren je ekran sa detaljima rezervacije. Iz ovog ekrana je moguće izvršiti promenu ili dopunu podataka rezervacije.

5.50. Postavljanje opcije rezervacije

5.50.1.1. Svrha

Datum opcije je od strane sistema automatski postavljen na očekivani datum dolaska gosta.
Datum opcije se može uneti tokom formiranja rezervacije ali se može postaviti i kasnije.

5.50.1.2. Preduslov

Otvoren ekran sa detaljima rezervacije. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za ispravku rezervacije.

5.50.1.3. Procedura

1. Kliknuti na polje Opcija
2. Uneti datum do kog se mora potvrditi rezervacija ili
Kliknuti na kalendar pored ovog polja i odabrati dan i mesec iz kalendara.

5.50.1.4. Rezultat

Ažuriran datum opcije rezervacije.

5.51. Potvrda postavljene opcije

5.51.1.1. Svrha

Posle unosa datuma opcije potrebo je izvršiti potvrdu unosa kako bi ovaj podatak bio zabeležen u sistem i dostupan svim korisnicima.

5.51.1.2. Preduslov

Otvoren ekran sa detaljima rezervacije. Prijavljen korisnik sa ovlašćenjima za ispravku rezervacije. Postavljena opcija rezervacije.

5.51.1.3. Procedura

- Kliknuti na polje Potvrdi.
- Dobija se poruka o tome da su izmene u našoj rezervaciji zabeležene
- Kliknuti na polje OK

5.51.1.4. Rezultat

Izmena je zapamćena i upisana tako da je dostupna svim korisnicima sistema, posle čega je mogu koristiti za dalje operacije.